IT软件资产管理流程梳理介绍

资产管理总流程主要包括软件采购、软件归档、安装使用、授权到期或被淘汰的处理这四个流程环节。涵盖了整个软件资产的生命周期。

1 软件采购流程是整个软件资产生命周期的开始，也是即将授权到期软件重生的环节。

2 软件归档流程是对软件资产的合法性、可用性及安全性进行审核，软件归档完成标志着该软件已经“成年”，可以投入工作了。

3安装使用流程是软件资产在有效授权期限内的流水线工作流程。

4 授权到期或被淘汰的处理流程是指软件授权到期或者功能落后面临淘汰时的处理流程，如果需继续使用或者提高功能可以选择重新采购来购买该软件的授权维保或者版本升级，如果已无可用价值，可以选择报废。

软件采购流程

1.  软件采购到货后，软件购买人注意保留软件CD、正版证书、最终用户许可协议、销售发票等， 保持有序，尤其是保留许可文档的证据。软件资产责任人负责对购买的软件进行核对确认。

2. 软件购买人按照软件的具体信息填写财务相关表单（包括货物验收单、固定资产入账单等）和软件介质归档单。填写完毕后，连同软件介质及附带资料一并交至软件资产归口管理员处。

3. 软件资产归口管理员对该软件进行初审，并按照软件对应的相关领域不同分为：OA软件、工程软件、生产制造软件、系统平台软件等。同时录入“软件介质归档进度表”中，实时对该软件的整个归档进度进行跟踪

4. 记录进度表后，软件资产归口管理员把软件介质及附带资料移交给该软件对应应用领域的软件支持工程师进行测试，包括软件的各项功能、软件可用性及与目前IT环境的兼容性等，同时完成软件安装使用文档。在测试期间应用软件支持工程师可以要求软件资产责任人提供该软件相关的各种资料。

5. OA软件支持工程师负责对软件安装使用文档的正确性进行测试，并再次验证客户端环境的兼容性。如果发现问题立即反馈给应用软件支持工程师重新评估及测试。OA环境测试通过后把该软件的安 装包及安装使用手册上传至共享文件夹，并向全体OA工程师发布该软件的安装信息。

6. 所有测试验证通过后，最终测试报告提交至软件资产归口管理员。软件资产归口管理员对所有测试信息进行复审，并把财务表单和软件介质归档单提至IT总监审核。审合通过后由软件资产归口管理员录入软件资产目录。软件目录的创建、输入、检查和更新由软件资产归口管理员负责。

7.IT运维总监审核完毕后，财务表单提交至财务部审核。软件介质归档单、软件介质及附带资料提交给介质管理员。介质管理员按照软件分类入库，并做好记录.

软件安装流程

1. 库房软件介质原盘不允许直接借出，必须先进行复制备份，然后把备份盘借出

2.使用人要申请使用软件介质及附带资料时，需先由软件资产责任人审核，并确定使用期限

3.审核通过后，由介质管理员发放软件介质备份盘，并登记使用情况及使用期限

4. 使用人必须在规定的使用期限内把软件介质备份盘及附带资料归还给介质管理员，逾期不归还者， IT部有权对该使用人进行相应的处理。介质管理员负责跟踪软件的归还情况

5.软件资产归口管理员负责软件跟踪软件介质的发放使用情况，确保正确的使用授权

软件维护升级流程

1. 软件资产归口管理员定期检查软件目录中的软件信息和使用状况。如果发现软件即将到期，发通知给软件资产责任人。由软件资产责任人对该软件进行评估并分析需求

2. 如果软件资产责任人按照业务需求的不断发展发现有软件将被淘汰，也需对新的业务需求进行重新评估分析

3. 评估后如果是决定重新购买来延长授权期限或者版本升级，把相关信息转给软件购买人，走软件采购的流程。如果是决定不再使用的，按照财务部资产报废流程报废，填写资产报废处理单

4. 报废完成后，向信息给软件资产归口管理员反馈资产报废处理情况，并由软件资产归口管理员更改软件目录中的记录

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来源：公众号:ITIL之家