第十二章 项目采购管理

采购管理的概念

项目采购管理是项目组从项目外部获取产品、服务或者成果来最优满足项目的需求,因为项目的复杂性,项目的组织不可能依靠自身的力量来完成项目的全部工作,所以需要把项目的一些工作外包给其它的一些组织,这个所谓的外包通常就是以合同的形式进行的,一个项目可能有很多个执行组织。采购管理是一个比较特别的过程,在其它的项目管理过程里面,项目团队都是一个乙方的角色,但是到了采购管理里面,项目团队就变成了甲方的角色。

战略合作管理

企业仅靠自身已无力应对激烈的竞争,而应借助供应链的力量,整合各成员企业的优势资源,形成整体竞争力。因此,必须摈弃”以企业为中心”的传统管理模式,代之以现代战略合作的管理模式。战略合作的管理本质是供应链管理。供应链成员企业间应建立战略合作伙伴关系,即供应链中相互独立的上下游企业间基于信任和共同目标,共享资源、共担风险、共同获利的非正式长期协议关系。

建立供应商战略合作伙伴关系的意义:
( 1 )可以缩短供应商的供应周期,提高供应灵活度
( 2 )可以降低企业采购设备的库存水平,降低管理费用,加快资金周转
( 3 )提高采购设备质量
( 4 )可以加强与供应商沟通,改善订单的处理过程,提高设备需求的准确度
( 5 )共享供应商技术和革新成果,加快产品开发速度,缩短产品开发周期
( 6 )可以与供应商共享管理经验,推动企业整体管理水平的提高

供应商战略合作伙伴关系构建的流程,主要包括:分析市场竞争环境、合作伙伴的主因素分析、建立合作伙伴关系的标准、评价和选择合作伙伴以及建立和实施合作伙伴关系等。

战略合作协议审批、签署

●《战略合作协议》通常由企业的市场部起草,合作协议中必须明确双方责任、权力、义务,及项目收益分配比例及方式;对用于信息系统建设投标项目,合作协议不得迟于投标时间;对用于非投标项目,合作协议不得迟
于合同谈判或签订时间。
●合作协议起草后,最终由公司主管领导审批通过签署。
●所有合作协议是规范合作方在其所涉及项目的合同签订之前活动。
●企业在与最终客户签订合同之后,合作方需根据合作协议签署相应外包合同。

供应链合作伙伴关系的管理:

( 1 )建立信任监督机制

①考察供应商过去的业绩和商誉
②供应商通过第三方认证
③建立长期战略合作关系
④企业经营理念的转变
⑤政府积极参与并创造良好经济环境

( 2 )合作伙伴的激励机制

合作伙伴关系的评价

项目采购管理过程（背诵）

采购管理过程步骤

项目采购管理的主要过程包括编制采购计划(规划采购管理)、实施采购、控制采购、结束采购等4个过程,细化来讲包含如下步骤;

( 1 )需求确定与采购计划的制订 (买一本高项书)
( 2 )供应商的搜寻与分析 (淘宝、京东、当当、拼多多在哪买)
( 3 )定价:竞争性报价和谈判 (看价格)
( 4 )拟定并发出定单 (下单购买)
( 5 )定单的跟踪和跟催( 发货进度跟踪)
( 6 )验货和收货 (验货和收货)
( 7 )开票和支付货款 (货到付款)
( 8 )记录管理 (做个记录)

规划采购（了解）

( 1 )供应商的管理
( 2 )产品采购目录管理
( 3 )采购需求管理
( 4 )采购计划管理

其中：供应商的管理
( 1 )供应商调查
( 2 )供应商选择指标
在选择供应商时,企业考虑的主要因素有:价格、质量、服务、位置、供应商的存货政策和柔性。
供应商选择指标体系设置有3三大主要因素:供应商的产品价格、质量、和服务。
( 3 )供应商评估方法
①供应商走访②招标法③协商法
( 4 )采购供方的合格评价
采购供方评价的主要依据是供应商的资质、供货的质量保证能力和产品的价格质量及售后服务能力。

1. 规划采购管理

写一个文档,叫做采购管理计划,里面规定了决定采购什么,何时采购,如.何采购,还要记录项目对于产品、服务或成果的需求,并且寻找潜在的供应商。

输入

( 1 )采购计划
采购计划记录了买什么、不买什么(自制)小、什么时间买等信息,为整个采购过程的安排(从如何形成采购文件到合同收尾)提供了指南。
( 2 )采购文件
采购文件来自潜在卖方,是他们的报价建议书。
( 3 )卖方建议书
每一个卖方或者供方,在买方询价过程中都会提供建议书。
( 4 )项目文件
常用的项目文件包括风险登记册 ,以及准备的合同协议。
( 5 )采购工作说明书
采购工作说明书规定了明确的工作目标、项目需求和所需结果,供应商们可据此做出量化应答。

工具与技术

( 1 )投标人会议(投标阶段)
投标人会议(也称为发包会、承包商会议、供应商会议、投标前会议或竞标会议)是指在准备建议书之前与潜在供应商举行的会议。投标人会议用来确保所有潜在供应商对采购目的(如技术要求和合同要求等)有一个清晰的、共同的理解。

( 2 )建议书评价技术(评标阶段)
收到建议书以后要评价建议书 ,通常企业会根据项目的内容,有一一个打分的标准，对建议书进行打分。

( 3 )独立估算(评标阶段)
对于很多采购事项而言,采购组织能够对其成本进行独立的估算以检查卖方建议书中的报价。选择与标底价最接近的报价,作为中标的单位。

( 4 )专家判断(评标阶段)

( 5 )广告(招标阶段)
在各种平台发布招标广告。

( 6 )分析技术(评标阶段)
通过审查供应商以往的表现,项目团队可以发现风险较多、需要密切监督的领域,以确保项目的成功。

( 7 )采购谈判(收标阶段)
在合同签署之前,对合同的结构和要求以及其它条款加以澄清,以取得致的意见。

输出

(1)选中的卖方
依据供方选择标准,对各个卖方的建议书或投标书进行评价,选出最合适的一个或多个卖方。

(2)合同
因应用领域不同,合同也可称为协议、分包合同或订购单。

(3)资源日历
在资源日历中记录了己约定的资源的数量和可用性,以及具体的资源何时忙碌何时空闲。(主要指租赁资源,租赁资源就有可能的日期)

(4)变更请求
在实施采购的过程中,可能发现原来的项目计划有遗漏,或者市场条件发生了变化。此时可以提出对项目管理计划、子计划和其他组成部分的变更请求，并提交实施整体变更控制过程审查与处理。

3. 控制采购

( 2 )采购档案管理

1. 采购不合格控制

经进货验证确定为不合格的产品,采购应及时处理:
①退货②调换③降级改作他用

2. 采购文档管理

基本要求
①归档的采购资料文件要完整、安全和保密。
②防止采购资料文件调换、涂改、遗失和损坏。
③涉及供应商商业机密的,没有得到采购主管领导许可,不得对外提供。
④采购部J应对采购信息进行管理、控制和利用。
⑤采购部资料保管员按规定保存采购信息资料。
采购档案保存期限有永久、长期( 30年)和短期( 10年)

3. 采购货物管理

采购货物管理存放环境要求:应保证适宜电子产品存放的温度、湿度、照明电源;独立、可靠、正确的接地;具备防尘、防潮、防盗、防腐、防火、防水、防鼠、防油及通风的功能。

采购入库的条件:
①采购产品验证完毕后,检验合格的产品，《进货检验记录单》 作为办理入库的条件之-。
②库房核对采购设备对应项目准确无误,作为办理入库条件之二。
③供应商提供的运货单或者到货证明,作为办理入库条件之三。

管理合同以及买卖双方之间的关系,监控合同的执行情况。并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程

输入

( 1 )合同
合同是合同各方进行自己的采购管理的法律依据,也为结束采购提供了指南。

( 2 )合同收尾程序
整体管理知识域中的 “项目收尾”过程规定了合同收尾的方法,合同里也有关于结束采购的指南性条款。

( 3 )项目管理计划
项目管理计划包含采购计划,它为结束采购提供了细节和指南。

( 4 )采购文件
为结束合同,需要收集全部采购文档,并建立索弓|和加以归档。

输出

(1)合同收尾
买方通过其负责的合同管理人员,正式以书面形式通知卖方合同已经完成。通常在合同的条款与条件中明确规定对合同正式收尾的要求并将其包含在采购计划里。

( 2 )组织过程资产更新
一个合同执行完毕,总会多多少少产生一些文档、数据、经验教训,这些新的知识财产要补充到卖方的组织过程资产里。

来源：来日可期Dream