电子发票对报销类saas的影响——part1 业务模型&电子发票

一、调研目的

借着对电子发票的研究，对企业移动报销领域进行一次粗粒度调研

1、 saas报销与传统软件报销有何不同—业务模型对比

2、 电子发票的意义

3、 报销产品框架及产品案例

二、调研内容

（一） 业务模型

1. 传统软件报销业务流程

软件报销部分环节实现了无纸化，自动化程度较低，且并未实现智能化统计。

流程描述：

1) 报销人根据发票内容填写报销单、打印报销单，进行发票归类、并按归类将发票粘贴至报销单背面。差旅等事项之前还需要填写申请单；

2) 各部门对费用产生的原因、真实性等事项进行审批；

3) 财务对报销是否符合报销制度规则进行审批，并对报销单后的发票进行验真和金额核算；

4) 总经理进行审批同意；

5) 财务／出纳付款，通知报销人收款；

6) 财务进行账务处理：一是费用统计，一般是使用excel表对不同类别的费用进行分类统计，若老板需要掌握项目部门员工等其他情况，也会按项目、部门、员工统计费用；二是会依据原始凭证登记记账凭证，同时对原始凭证进行归档处理；

7) 老板会对查看费用分析情况，并对财务提出费用控制要求，由财务制定费控制度。

2. SaaS报销业务流程

SaaS报销自动化程度较高，数据分析更加智能化且将报销活动场景化，满足不同角色在各自工作场景中的需求。

流程描述：

1) 报销人在消费时记录一条消费记录，选择费用类别和关联项目，同时添加发票，系统内发票按费用类型归类；（类似于个人记账）

2) 报销人报销时勾选消费记录，自动生成报销单，根据费用记录自动与项目关联；打印报销单，粘贴发票；

3) 各部门对费用产生的原因、真实性等事项进行审批；

4) 财务审核：发票提交时系统已自动进行发票验真，系统内预设报销制度，财务审核时只需查看结果；

5) 总经理进行审批同意；

6) 财务／出纳付款，系统自动通知报销人收款，可多端多形式通知；

7) 财务进行账务处理：一是费用统计，系统智能实时进行费用统计，无需财务手工计算，且费用从员工录入消费记录时就自动统计，便于管理层实时了解企业费用情况，无需报销后等待财务计算；二是记账凭证自动生成，大多数saas提供了对接财务系统的接口，可将报销数据自动导入凭证模块填制凭证。

8) 老板可随时随地实时查看费用情况，并可将费控预算制度录入系统，全流程把控；费用分析维度更加丰富，展现方式和筛选查找更灵活。

综上可见，SaaS型报销是对传统软件报销的升级、改良，并且对数据的重视度更高，目的不仅在于帮助企业简化走通报销步骤、更在于帮助企业进行费用管理。

另外，随着营改增、电子发票的大力推行，可见国家对企业财税管理制度提出了更高要求，报销中需要对可抵扣费用类型和票据进行及时管理和抵扣期内报销抵扣，在报销流程上也需要改良，对费用税额实时控制，例如原来营业税下只需提供单位名称即可开具营业税发票;但增值税下还需提供企业名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行和账户等信息，很多系统需改进。

（二） 电子发票    

1. 什么是电子发票/p>

增值税电子普通发票（以下简称电子发票），是指通过增值税发票系统升级版开具、上传，通过电子发票服务平台查询、下载的电子增值税普通发票，区别于传统纸质发票，是在原有加密防伪措施上，使用数字证书进行电子签章后供购买方下载使用。

2. 电子发票如何开具/p>

纳税人通过金税盘或税控盘的单机版或服务器版开具电子发票。电商等用票量大的企业可选用服务器版税控开票系统以满足企业大量集中开票需求；票量小的企业可使用单机版税控开票系统完成电子发票开具及电子数据生成。

3. 电子发票如何流转/p>

纳税人使用升级版开票系统开具电子发票，开票系统将发票信息向税务机关正常报税，同时传输给对接的电子发票服务平台，平台将发票信息加盖开票方电子签章后反馈给开票方，开票方通过手机短信等方式将发票信息发送给受票方，受票方可登录服务平台查询、下载、打印已加盖电子签章的发票信息。

4. 电子发票是否需要打印/p>

2016年初，财政部、国家档案局联合公布的《会计档案管理办法》中已明确了电子会计档案的法律地位，只要满足该办法规定的条件，电子发票的开票方或受票方，可仅以电子形式对发票进行归档保存。开票方或受票方需要纸质发票的，可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件。

5. 电子发票对企业的意义

•  对于开票企业

1) 不需要印制纸质票，可远程领取电子发票、无需往返税务机关，不需要保险柜进行存放，开具发票后不需要打印、邮寄，从而能大幅降低纳税人在发票上的成本。

2) 对于电商行业而言，还解决了货票分离的经营模式带来的发票开具、邮寄的额外负担问题。

3) 电子发票系统可以与企业内部的ERP、CRM、SCS等系统相结合，发票资料全面电子化并集中处理，有助于企业本身的账务处理，大大提升了企业财务人员的工作效率。

4) 发票作废与红字发票开具更简便易行，避免与消费者因丢失纸质发票产生退货或者售后维修的纠纷。

5) 电子发票在保管、查询、调阅时更加方便，能及时提供企业经营者决策支持。

•  对于受票企业或消费者

1) 在交易的同时取得电子发票并进行查验，降低收到假发票的风险。

2) 方便保存、使用发票，随时可登录服务平台查询、下载已加盖电子签章的发票信息。

3) 发票随用随打印，对打印机和纸张没有限制，对打印次数没有限制，不用再担心发票丢失影响维权或报销。

4) 可报销、可入账，省去了传统纸质凭证入账的环节，提升受票企业财务人员的工作效率。

分析：可见，电子发票并不是纸质发票的电子版，而是从开票环节开始将发票数据电子化，目的在于实现发票流转全过程（开票－受票－报销－记账－税收核算－审计）的数字化传输，避免实体发票物流产生的问题，也利于营改增后对复杂增值税流转的管理，发票数据实时连接税务部门，税务人员可以及时对纳税人开票数据进行查询、统计、分析，及时发现涉税违法违规问题，有利于提高工作效率，降低管理成本。

6. 电子发票在企业产品中的应用

（1）微信电子发票解决方案

   描述：微信电子发票解决方案调用了微信多个产品能力，通过微信公众号、卡包、扫一扫、企业号、微信支付零钱包等提供的整体连接能力，与众多行业合作伙伴一起，实现了电子发票的收纳、归集、流转、报销、入账、再消费的无缝链接，全程实现无纸化。微信会整合现有报销系统功能，与该方案对接，用户把电子发票收进微信的卡包之后，一点报销就直接生成报销单，进入审批流。

（2）用友电子发票第三方服务平台

   用友自己搭建了一个第三方电子发票服务平台（类似于方欣这种），将其软件&SaaS产品与其对接，从服务平台读取发票信息至oa／报销系统个人票夹，生成报销单；入账生成凭证。

电子发票对报销类saas的影响（Part2 报销费控类产品案例简述）

一、报销产品框架

通过体验企业服务市场上几个主要的报销SaaS产品整理出如下产品框

架，总结来看有以下几个方面的创新：

• 前端延伸到企业消费领域

• 员工在消费时实时记录费用

• 报销审批和预算控制结合
  

• 业务财务一体化

• 费控制度产品化工具化

–  前端延伸到企业消费领域

进行消费业务撮合，同时差旅、交通等常用报销费用通过消费平台直接读取。

–  员工在消费时实时记录费用

类似于个人生活记账，避免遗忘和报销时一次性录入的繁琐，也利用对费用发生额的实时统计和预算制度的及时生效；记录方式可以手动输入、消费平台导入，另外还可以由票据生成：

一是ocr识别技术读取纸质票据生成电子信息

二是电子发票可从电子发票平台直接读取，并且电子发票和电子版纸质发票都可以在录入环节就实现发票查验，无需财务一次性一张张核查。

–  报销审批和预算控制结合

提前设置的费控制度、预算标准可在审批中发挥作用，对将要触线员工、项目、部门实时警告，各部门和人员也可以根据当前费用发生额及时控制和增减开支。

–  业务财务一体化

发票数据电子化后直接生成记账凭证，费用统计和分析由系统自动进行，开票数据和业务同步，不再是事后统计。

–  费控制度产品化工具化

减少企业费控制度实施的人力，且更好的保证企业费控有效执行。

        a.事前计划：预算控制系统，根据项目、部门设置好成本中心和对应的成本制度，并           按费用类别设置预算额度；

        b.事中控制：所有费用发生情况实时监控，不需等到提交报销，对个人、部门、项目           进行费用把控，触线前给出指导，极大降低了事后统计超过预算或项目中途发现预算         大额超标等情况；特别是员工不需要自己核算差旅销售等业务活动产生的费用是不是         超过个人标准、部门或项目预算，担心回去报不到钱。

        c.事后分析：可以从费用发生方（部门／项目／人员）、费用发生时间、费用发生类           型全方位统计，费用分析的根本目的是得出优化意见后推行，这样不仅能找出可优化         点，还可以通过系统自上而下推进到报销个人。

二、产品案例

产品案例（一）：闪电报销

——多场景报销，提升费用管理效率 

产品介绍

闪电报销是一款费用管理工具，基于现金流管理理念设计（使用中可以很明显感受到，是围绕资金来源、类别、去向串联报销业务），可以通过它轻松实现企业费用的实时上传、审批、报销、统计分析, 提高工作效率，协助团队完成经营决策。员工通过App端提交费用，审批人通过App端或Web端审批。让每位用户可以充分利用碎片时间，便捷地录入票据、审批报销、相关管理人员可以及时的查看公司费用情况。

亮点功能

        1）票据录入

来源：hackeey