对于外贸公司来说，首要任务就是获取订单，获取到订单后就是完成订单。当外贸公司采用的还是传统手工操作方法，往往会出现，资源浪费严重、资金流失难掌控、监管无从下手的情况；在信息数据方面，各个部门之间信息闭塞、互不相通等。
对外贸全业务流程进行实时监控，解放业务员手工制作每一笔业务单据，降低信息核对过程的出错率，将更多的精力倾向在业务操作方面。管理层可以随时知道公司当前的业务、财务状况，从而在更高层次上进行整体的统筹规划。
获取订单的方法途径有：
1、利用互联网B2B平台，查询国外精准意向客户，在线获得进出口贸易订单
2、参加贸易博览会、交流会，广交会等，既可以找寻订单，又可以将自己的品牌外推
3、通过国际贸易促进会获取客户联系渠道
4、建立独立站，通过谷歌优化、竞价推广获取订单
5、利用免费的海关数据，快捷找到客户的联系方式
6、客户或朋友介绍订单。
外贸订单全部流程大致如下：
客户询盘—>报价—>接收订单—>准备生产订单—>业务审批—>下达生产通知书—>验货—>制备基本文件—>商检—>租船订仓—>安排拖柜—>委托报关—>获取运输文件—>准备其他文件（例如：商业发票、FORM、CO、装运通知、装箱单）—>交单—>业务登记—>文件存档
外贸订单管理，主要是围绕外贸业务开展的。系统流程始于订单获取，之后就是合同制定、评审，发票、单证的制作，同时还要管理商品、国外客户、供应商评审、库存、货物出运、财务付款等一系列其他工作。
外贸订单管理主要分成两大模块：业务管理模块、各级各层管理模块。其中包含企业内部经营状况信息、决策支持决策分析等功能。
外贸订单管理系统应具备的功能：
>> 及时全面地提供信息和数据，为系统目标的决策提供有效支撑；
>> 数据库信息格式化，简化统计工作流程；
>> 按需求制定分析法则，根据历史数据预测预期情况；
>> 分权限查看报告。根据管理层级的不同展示报告的程度不同，帮助管理者快速分析解释报告并及提供决策支持。
有效解决传统贸易订单流程中人工操作失误和沟通产生的成本：
>> 人工操作订单业务工作，劳动繁琐、重复，检索不便，统计分析不准确不及时的问题。
>> 部门之间信息孤岛，资料流转不及时，致使沟通成本高，响应速度低。
>> 部门之前协同合作能力差，缺乏沟通的准确性和时效性，以及相互监督等问题。
>> 管理层人员对公司订单进度情况、盈利情况了解不及时，导致决策有偏差
外贸订单管理系统要怎么搭建/strong>
>> 这就需要外贸公司从战略基础建设的高度，架构订单管理信息系统。围绕“产品竞争力、市场竞争力、技术竞争力、人才竞争力、制度竞争力”，评估公司自身是否具有核心竞争力。
>> 权威的领导核心。订单管理系统的大量信息，多数是在业务员手里，毕竟信息资源是业务员最大的资源。如果管理层不够重视信息化的基础建设，订单信息将无法及时入库，系统搭建也就无从谈起。
>> 稳定性和安全性，比技术的先进性更重要。对于公司网的规划和建设，不仅是技术问题，业务管理和技术实现都需要考虑，选择最优方式来实现。
>> 业务运作的安全性和连续性很重要。公司网对软件的应用，最终目的是让使用者感到非常实用。
>> 好的订单管理系统，能够起到教材的作用。这对于新、老公司来说，都很重要。对老公司来说，让订单业务规范化，对原有业务流程操作进行优化升级；对新公司来说，可以让所有的人员在一开始就规范流程运作，快速掌握流程要求，避免风险和失误，让工作效率事半功倍。
>> 具有可扩展性。随着外贸公司的业务升级、架构更改等，发展是必然趋势，因此订单管理系统一定要有可扩展性，可以通过升级完成与公司现阶段的高匹配度。
来源：kuankeTech
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