花伴里实施案例
日期：2018年四月八号
公司名称：深圳花伴里实业股份有限公司
一、客户简介
1.1客户基本信息
深圳花伴里实业集团有限公司（以下简称“花伴里集团”），是一家成立于1998年民营性质的集团企业，业务主要涵盖房地产综合开发、建筑施工及安装、物管服务和顾问服务、商业策划与招商经营、科技文化与商贸物流投资等，经过18年发展历程，已形成了以深圳为大本营，全国项目开发的大格局。为实现集团更好更快发展，于2015年6月集团对发展战略进行调整，凭借在深圳市场多年的城市更新丰富经验沉淀，与华侨城集团携手共建深圳市恒祥基房地产开发建设有限公司合作开发平台，该平台主要集中开发深圳本地城市更新项目，目前20多个项目正在运作等，土地储备超100万平米。同时于2015年7月成立了花伴里房地产经营管理顾问有限公司，对外输出和承接城市更新顾问及合作服务，为行业提供和分享更多的丰富的宝贵经验。
二、客户需求
2.1客户现存的问题需求
花伴里实业股份公司在飞速发展的同时，公司领导对公司的管理方式提出了向信息化方面发展的需求。花伴里在日常办公中，遇到以下的问题：
费用类
- 每天的审批流程较多，公司的审批流程比较复杂。
场景一：在业务审批的过程中，我们需要对金额，不同的部门，不同的提单人等条件等做出不同的审批流程设定。
- 事前申请与事后报销没有实行有效的关联管理。
场景二：信息化发展日益迅速，为了不同城市的报销标准、补贴标准都不一样，不同岗位级别的报销补贴标准也不一样，经常造成员工多报、少报事后补报的情况。公司希望通过信息系统将报销标准固化下来，把业务事项准确的生成财务数据。
- 借款的方式没有规范化，借款归还操作比较复杂，操作比较单一。
场景三：员工个人借款长期不还，报销不规范，希望通过员工信用管理对员工不良信用做记录，业务部门领导在审批中结合员工信用判定是否给予通过，同时也把财务管理的细节问题传达到业务部门，由业务部门领导去规范自己的团队。
- 无法及时掌控费用使用预算的情况。
场景四：对成本或费用进行预算管理，预算的类型分为部门级费用预算、公司级费用预算，项目预算。预算管理过程为预算申请、预算编制、预算调整、预算执行情况分析，预算调整支持部门内不同费用之间金额调剂，部门或公司级费用直接调整金额。预算控制方式分为月度控制、年度控制等不同方式。
- 无法对审批环节及权限进行有效管控，效率较为低下。
场景五：一个集团或公司，有很多的部门，每个部门又有不同的部门责任人，这是我们需要不同的部门负责人审批不同部门的单据，以降低审批效率。
- 查看费用报表以及预算报表的需求。
场景六：为了切合公司内部的需求，公司领导希望既可以查看费用报表和预算报表可以一目了然，又可以根据报表的数据穿透看具体的费用明细。
- 根据员工的自身财务水平，费用报销时大部门费用科目选择错误，严重影响审批效率。
场景七：针对于员工的财务水平的差异，非财务的员工填写单据时，可能存在选错费用归属科目，希望会计可以有调整费用科目的特殊权限，并且当调整的费用科目用完预算的情况下，系统提示‘会计此科目的预算已用完。’
- 出纳付款时付款操作方式比较繁琐，业务处理速度比较慢。
场景八：由于公司的业务比较多，每天都要付出多笔资金，这时有个问题就是出纳有可能会存在选择付款银行比较难找，容易选错，希望我们在付款是单据默认带付款银行，减少员工操作上的失误。
合同类
- 对供应商管理管理比较杂乱，没有具体的供应商的资质库。
场景九：公司的业务量日益增多，合作的供应商数量十分庞大，并且供应商偶发性比较高，公司业务需求希望对供应商统一管理，方便大家查询，添加。
- 对合同的管理比较片面，没有形成有效合同管理方式。
场景十：从选择供应商到形成合同，最终到合同付款，没有形成一个完整的合同关联关系，没有实现合同生命周期内实现对合同的变更管理
三、项目特色
经过多家费用合同系统的产品的试用，花伴里发现大部分无法满足公司的实际功能需求。经过后期与友为接触，友为售前人员根据花伴里的办公需求，申请提供给花伴里试用体验，演示，并协助录入流程表单进行测试、。最终花伴里领导层对友为的费用合同管理系统的功能、易用性、性价比、服务较为认可，并成功达成合作。我们只对提出的业务需要为花伴里集团提供了以下实施方案。
3.1.实施整体功能概述
员工操作界面
3.2．单据主界面
针对此项目我们主要开发了11张表单，分为费用类，合同类。费用类：又分为申请类，借款类，报销类。表单依次是费用事前申请，文件审批，资产购置单，出差申请单。合同的表单有，合同立项审批单，合同文本评审表。这十一张表单相辅相成，相互关联，相互制约。
3.3实施内容与特色
为了切合公司的业务针对需求我们做了以下的实施内容；
- 审批流程根据公司，审批条件做出区分，审批流驱动工作流。审批条件可自定义审批条件。
2. 事后报销关联事前申请，做好对应逻辑关系，事前申请单都包括，费用事前申请，文件审批，资产购置单，出差申请单都被报销单所关联。
- 根据企业的借款现存问题，我们制定了以表单的方式进行借款，借款审批效率快，报销单也可以冲销借款，借款归还比较多样化。
考虑到一张借款单如不能一次性报销冲销完，我们在此特意开发当这张借款单已将被多联一次或多次，我们自动计算借款单的剩余金额，并当借款单金额冲销完毕则不能重复关联。
- 在审批表单的过程中可查看预算的使用情况，审批人可根据实际情况审批业务。对审批环节及权限进行有效管控，审批效率大大得到提升
- 针对集团的需求我们制定符合本公司的报表模式，方便查询，样化的统计方式，自定义统计条件，并将统计结果输出图形，从不同角度对系统数据进行统计分析，辅助经营决策。
为了方便高层领导一目了然的查看预算我们可以以柱状体的方式展现报表。
- 针对项目需求我们做出可以让会计修改费用归属可用科目，节约成本，提高效率。
- 为了规避出纳错付，漏付的情况，也为了简化付款的操作，我们在设计表单的时候填单人需要选择付款公司，这样到出纳付款的时候我们默认带出填单人所选的付款账户。
- 供应商我们实行了供应商库的方式管理，节约供应商管理效率。方便管理及查询。考虑到客户业务的需求以及信息安全的问题我们实行一对一的模式，简单说就是本人只能修改本人添加供应商的信息。当然考虑到客户信息部重复的方面，我们系统在此对供应商作出分权，我们可以把供应商分权给一个公司，这样既符合业务需求，又解决了客户重复的问题，提高了办事效率。
- 对合同进行了严格的风险把控，先填立项审批-合同文本审批，才能对合同进行付款，合同生命周期内实现对合同的变更管理、合同追加、合同交接、合同备案、合同归档，对于业务上合同的终止，合同状态变更为终止。在合同付款环节，关联原始合同对不同批次进行合同付款，出具合同台账，实现了合同生命周期内精细化管理。
四、项目成果
4.1项目实施成果
- 实时记录收支：基于客户的需求，我们制定围绕一个具体的收支方案，可以是一个项目，一件具体支出、收入的事件等，对收支信息进行实时记录，并进行合理的预算规划，当预算超出一定范围时系统自动提示，以实现财务管控的规范、有效。
- 流程化费用监控：针对财务预算、费的申请、审批实现严格把控，规范票据、合同审批流程，加强企业费用监控机制。改变传统的手工审批操作模式，自定义企业各种流程，系统管理灵活配置, 赢得广大用户的认可。
- 人性化的操作，定位准确：系统安全，扩展性好，伸缩性强，易于维护，界面友好,易学易用，功能强大，运行速度快， 数据查询快捷、简便，员工可以在线或离线实现自助报销、状态查询、预算及费用支出情况。
- 操作灵活：改变传统的手工审批操作模式，自定义企业各种流程，系统管理灵活配置, 赢得广大用户的认可。
- 规避风险：合同是企业对外沟通的桥梁，是企业发展的命脉。现代企业中半数以上的业务都要涉及到各种各样的合同，而其中大多数的法律纠纷都直接或间接地与合同管理中的某个环节有关。友为合同管理系统以合同为管理对象，通过合同订立、执行、监督、统计及维护跟踪在规避法律风险的同时实现合同价值最大化的产品解决案。
- 完善预警机制：系统自动扫描并对所有快到期的结款、审批、收货、验收、付款等关键节点或事项进行预警；帮助用户提前做好财务规划和分析决策。
- 提高系统的并发性：友为系统支持多人同时在线提单，审批，提高企业的工作效率
来源：深圳市友为软件有限公司
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