“联动优势”费用预算案例

1、企业概况

联动优势科技有限公司由中国移动、中国银联于2003年8月联合发起成立。作为专业的移动电子商务服务提供商，公司业务范围涵盖B2B、B2C、B2B2C等领域。经过8年的成长和努力，已经逐步形成了跨电子支付、金融信息服务和电子商务三大领域经营的综合型企业。其中以”银信通”、”资金归集”为代表的业务，为行业用户提供了专业的移动电子商务平台及多样化的移动信息化解决方案。以”手机银行卡支付”、”空中充值”、”网银网关支付”、”嗖付”为代表的业务，为普通个人用户提供了安全、便捷、易用的移动电子商务服务。　截止2011年9月底，服务用户超过5亿，预计年处理资金近500亿元。

2、项目背景

友为软件2009年底为联动优势实施费用在线平台解决方案，实施系统主要有：费用申请系统、网上报销系统（费用报销系统）、预算管理系统、报表管理系统，整个实施周期经过前期调研、需求分析、系统安装配置、测试培训，经过一个月试运行，最后上线使用，系统应用联动优势全体员工，一期项目共有500个用户许可使用系统。

面临的问题和挑战

1）手工填单效率低下

传统手工报销模式下，员工每次报销需要填写大量重复的信息，单据填写不规范，且手工差错率高，给财务审核造成很大困难．增加了财务风险。单据反复修改，使员工报销变得漫长与迟缓．也激发了报销人员与财务人员之间的矛盾。原始单据的填制和粘贴不规范，财务核算人员需要花大量时间补充和修正相关信息；报销申请人需要向财务部人员查询报销到账和付款情况，增加了财务人员的负担；由于采用纸面的审批方式，需要每个员工熟知该单据需要审批到哪一层次，而由于没有系统的流程管理，审核会计必须花费大量的精力对流程进行复核，并且仍然存在出错的可能性。

2）报销审批周期长

业务审批和财务审核效率低下，每笔报销业务都需要员工拿着单据找各级领导签字审批，极大降低了单据审批效率．领导的重要工作也常常被不期而至的审批签字打断。员工对单据审批流程过程不透明，对单据所处状态模糊。

员工将大量单据送到财务部门．财务人员既要审核原始单据，复核领导审批金额，又要控制业务审批流程．还要花大量的精力对流程进行审核。这些使得会计人员终日无法从繁杂的机械劳动牵脱身。

3）预算控制时效性差

传统的手工报销模式，预算与实际支出脱节，财务核算软件中的数据没有与报销支出相匹配关联，使得手工审批的单据没有一个有效的预算资金执行反馈，并且无法强制审批领导在资金计划超额后停止审批，日常工作中预算控制往往无法落到实处，形同虚设，这种相对滞后的预算控制手段难以工作发展的实际要求。

针对联动优势费用报销的面临的各种问题，通过实施友为网上报销系统，实现企业费用报销单据处理的简洁化、电子化、网络化。实现全体员工在任何时间地点基于WEB的网上自助报销申请、报销查询、单据审批、提高审批各环节流程的效率，实时监控企业的报销和费用预算支出情况，为联动优势财务信息化建设及财务管理提供有效的保障。

3. 实施效益

1）提高单据填写效率

为联动优势网上报销系统提供个性化的费用申请页面表单模板库，制作的表单有日常费用报销单、合同付款申请单、借款申请单、差旅费报销单等。页面单据表单模板是网上报销的典型应用，通过本系统能规范审批流程，提高工作效率，优化传统审批方式。模板具体样式可根据具体需求订制。填写单据时系统会自动匹配相应的提醒功能，如预算使用情况、借款冲帐情况，并且可以上传任意格式的附件，提交后自动按审批流程节点开始流转。

具体表单样式有单页表单及分步向导式表单两种，企业可根据喜好选择表单样式。模板是按企业原纸件表单样式设计，依据费用相关规章制度，个性化配置所有适合客户的单据种类，且能将财务制度的标准和规则嵌入到单据里面，规范员工填单。

员工在首页“自助申请报销”里面选择相应的申请类表单填写先进行申请审批，经过事请申请后才可以事后选择报销模板进行报销。如：《差旅费报销单》模板，系统会根据不同级别的员工出差不同的城市差旅补助标准不同，员工填单时选择职位级别后，后面所有的复杂的报销补住标准和费用分摊，都由系统自动计算，避免了传统的填单模式员工不熟悉相关制度经常填错、到处查找规章制度的情况，从而保证填单统一规范，提高工作效率。

2） 提高报销审批效率，实现工作流审批

传统的网上报销模式下困扰企业的问题主要集中在从员工填写单据到财务审核流程处理环节。这段流程涉及的人员多，人员层次复杂，业务量巨大。对此段流程的改进和再造能够起到画龙点睛的作用。网上报销的解决方案的核心即在于此。针对此段流程的特点，联动优势网上报销系统通过对该流程中员工提单、领导审批、财务审核三个环节的E化，大大提高审批效率，原来分公司员工报销一笔费用，从找领导审批签字到出纳付款最少需要半个月时间，现在通过系统从在系统填单到流程结束两天就可以完成。

联动优势网上报销改变传统的手工审批操作模式，按需求自定义各种流程，系统管理员可灵活配置，适用于各种复杂的审批业务，功能层面的审批介绍如下：

①单据审批

一般从管理角度分为业务审批、会签审批、财务审核、财务审批，审批方式有在线审批、手机短信审批、及时通讯工具审批等处理方式，审批流程可灵活配置，并可灵活设定在某个审批环节进行费用控制。

②业务审批

主要是指行政线上领导审批，可以批量审批，也可以单个单据进行审批。并且按照预先设好的审批额度，不同的费用类型、金额，审批领导级别不一样。如果设定了业务审批环节进行资金控制，则领导审批后，该金额立即反映到该部门的资金执行数。

③会签审批

主要是指项目/产品线领导审批，或某些特殊费用需要经特定部门审批。如果设定了会签审批环节进行资金控制，则领导审批后，该金额立即反映到该项目/产品的资金执行数。

④财务审核

在该环节，系统自动将单据的业务数据转换成财务数据，财务审核人员（审核会计）对财务数据进行预处理，并且根据员工提供的发票重点审核单据明细，如果财务人员发现员工填写的单据信息不准确，可以手工修改单据，系统会重新生成财务数据。

⑤财务审批

金额较大的单据须更高一级的财务主管进行审批。一个单据经过上述四个审批阶段后，其单据状态为“审批流结束”。

以下举例说明费用报销是审批处理流程：

图1网上报销系统填单审批流程

一般报销在审批环节上从提交申请-行政审批-会计审核-财务审批-出纳付款-账务处理，完全符合以上的需求。流程描述：

1.报销人在系统中自助选择相应的电子费用报销表单模板后，按要求填写完整提交，单据提交成功系统自动生成单据流水号，报销人将粘贴好发票单据交给审核人员（文员或审核会计）。

2.审批人通过网上审批（业务领导关键审批费用发票合理性对有疑问的询查原始单据）。

3.审核人员对照电子单据逐一审核（审核人员关键审核发票的真实性、合法性）。

4.出纳对审批后的单据付款或冲账；网上报销系统在处纳处理环节可自动生成付款信息，与网上银行对接。避免手工大量重复性录入工作，减少出错率，可通过导出付款数据，直接在网银进行付款。

5.最后流程走到账务会计，报销流程结束，系统自动生成记帐凭证，会计无需进行手工制作凭证，在系统中可直接导出凭证数据与帐务系统对接。

系统提供自助业务申请、业务报帐统一平台，员工可任何时间随时随地可根据发生业务类型，选择填写相应表单进行报帐。

3）预算管理实时控制，系统预警提醒

员工在系统中填写报销单后，系统按之前做好的预算自动控制，不同层面的用户根据权限可以清楚查询预算数，使用数，预算余额等预算执行情况，通过系统把预算切实发挥做用，避免预算和实际脱节。有权限的领导可以提供按部门、时间、项目、个人、区域等多维统计费用报表及查询功能，通过该统计表，可以对公司的各项业务开支情况有全面的了解，为领导决策提供实时的管理依据。

预算具体预算控制模式如下：

①　系统支持按业务类型进行预算控制，允许用户建立预算项目或预算科目与业务类型的对应关系，报账时系统自动根据业务类型进行预算检查和控制，而无须用户再去选择预算项目或预算科目，设置预算控制执行的各种维度属性；

②　可以设置是否进行项目预算、部门预算、个人预算；公司可根据实际情况，灵活设置预算控制的期间（包括“年度控制”、“季度控制”、“月度控制”及滚动预算等）；

③　用户可根据实际情况，灵活设置启动预算控制的时点（即是提交单据时，还是审批中的任一节点进行预算的检查和控制流程）；灵活设置预算控制选项（包括“刚性”、“弹性”选项）；同时设置预算控制允差；预算比较时间：按照提单日期比较，按照费用发生日期比较分析，领导可以查询预算报表数据，随时随地了解全国各地各个大区的预算执行情况。

【客户感言】

在系统平台上实现了，业务规范、流程清晰、成本节约，使得手工填写报销单模式终以信息化手段得以实现网上报销，由此迈出了终结手工报销管理纸质时代的步伐。

来源：深圳市友为软件有限公司