使用电子采购系统最常见的4个问题

当投资了电子采购系统，企业面临的最常见的问题之一是如何充分利用它的潜力。根据企业目前对电子采购系统的使用情况，本文总结出4个最常见问题并提出建议，以帮助企业获得更多的收益。

1. 将你的数据托付给云端

一些企业用户仍然习惯在独立的网络位置上管理他们的一些供应商信息、相关的供应商文件和合同，而不是使用他们的电子采购软件为他们收集和存储在云端。

在本地记录供应商信息也意味着关于供应商的资料很容易被误放或没有以一致的方式记录，因此，当你向以前打过交道的供应商招标时，他们可能重复一些你应该已经知道的信息。

在实施一个新的电子采购软件时，必须正确设置你的供应商注册表（SRF）。有了这些信息的安全存储，寻找这些供应商将变得更容易，并能帮助你和你的供应商节省时间。它还为你提供了一个现成的供应商信息储存库。

2. 不要害怕电子竞价

很多时候，企业不情愿使用电子竞价是因为其对供应商关系的影响。他们认为，在不同的供应商之间打价格战时，可能会看到一些供应商感到他们的产品质量或提供的服务被低估，从而使目前的关系紧张。

然而，这并不是现实。供应商已经认识到，他们需要有竞争力的价格来赢得业务。他们还意识到，虽然买家使用电子竞价来降低价格，但他们的决定不会只取决于谁是最便宜的。电子竞价还可以加快决策过程，通过缩短授予支出的时间，所有供应商都可以受益。

引入电子竞价的最佳方式是从非关键业务项目开始，让利益相关者有机会真正了解电子竞价是如何运作的，以及它们有多大的效力，并了解该系统如何在更多支出类别中使用和调整。一旦形成了坚实的理解，你就可以开始应用电子竞价来推动供应链中的进一步节约。在最好的采购功能中，电子竞价和电子投标都有其用武之地。

3. 创建一个时间表

关于对未来将进行哪些电子采购或招标以及如何管理这些活动方面，很多企业缺乏明确规划。这通常会创导致一个更被动的环境，几乎不会告知员工准备使用该电子采购系统。

如果提交一个截止日期较短的项目，采购人员可能会默认使用熟悉的旧流程并避免使用该系统，以确保他们达到目标和截止日期。当处于这样一个被动的循环中时，它会减少不同用户的接触量，并使不熟悉的情况长期存在。

解决方案是创建一个采购活动渠道，结合进修培训，甚至一些实践运行，让团队中的每个人都更有准备，更有信心。实际上，许多采购活动是在被动的、临时的基础上与采购部门一起进行的，但通过从企业中收集尽可能多的预先通知并创建一个时间表，详细说明责任和时间表仍然是明智的做法。简而言之，确保旧的习惯被改变，你会看到更多的活动通过系统进行。

4. 让自动化帮助你

最后一个常见的电子采购问题是，一些用户仍然在手动评估他们的所有采购活动，而不是使用电子采购中的评估功能。试着为你的一份投标书设置自动评估，看看它如何帮助节省时间和消除人为错误的可能性。

可以尝试的最佳投标是那些要求大量量化信息的投标。你可以设置规则，让每一个投标响应都使用一个评分机制，确保评价的一致性，提高过程的透明度。这也释放了从事招标工作的人的时间，使他们能够做出更明智的决定。

如何更好使用电子采购系统

如果没有正确使用电子采购系统，采购团队中的采购专业人员可能无法确定正式投标、采购申请、预算审批、库存水平、当前合同和采购订单发布中的意外情况。

备受好评且值得信赖的8Manage SRM采购系统不但简化了采购和招标流程，减少了人为错误，优化了治理，还提高了从采购到合同管理的透明度。

8Manage SRM灵活、可扩展且用户友好的自动化采购解决方案可以集中和简化供应商管理、合同生命周期管理、采购订单、电子投标、搜索和报告等。总体而言，8Manage系统可以在控制你的企业在商品和服务上的支出方面发挥重要作用：
● 确保你只进行必要的购买
● 确保你以合理的价格购买商品和服务
● 更好的商品和服务预算

通过充分使用电子采购系统和培训采购团队，你可以确保你的业务能够持续、精简和成功，即使在面临意外的情况下也是如此。这就是优化采购过程的真正价值所在。

来源：高亚科技（广州）有限公司