使用“流程支持应用程序”来帮助参与者实现协作

概要

通常人们仅能在协作专家领导的小组中才能获得协作技术的好处。这就提出了“即插即用”的挑战：是否可以将协作专业知识与协作技术打包在一起，使得非专家无需培训任何工具或技术就可以重用它们?作者通过流程支持应用程序（PSA）应对这一挑战。 他们描述了一种协作支持系统（CSS），该系统将用于创建 PSA 的计算机辅助协作工程平台与用于执行 PSA 的流程支持系统相结合。

作者证明 CSS 符合其设计目标：（1）缩短协作系统的开发周期；（2）允许非程序员设计和开发 PSA；（3）将足够的专业知识打包在工具中，以使非专家无需培训也能很好地执行设计好的协作工作流程。

关键词：协作，协作工程，协作支持系统，协作技术，计算机辅助协作工程，过程支持应用程序。

背景

小组面临着一系列复杂的沟通，协调和合作挑战。目标，价值观，组织文化，职能背景和领导风格的差异会影响团队绩效。当团队跨越地理，时区和国家文化时，这些问题可能会变得更糟。但是，实际研究表明，在特定条件下，由专家领导的小组可以使用小组支持系统（GSS）之类的协作技术来减少实现其目标所需的精力，同时提高他们创造的价值。专家主持人与小组合作，以定义其目标和工作产品，并设计创建这些产品的过程。主持人配置技术以支持流程并带领小组完成流程。在执行过程中，主持人进行监视和干预，以改善新出现的沟通，分心和目标一致性等问题。但是，对某些小组而言这并不可行。专家协调人往往稀缺且昂贵，此外，他们的特殊技能使主持人具有高度的专业流动性，组织难以维持稳定的由主持人支持的协作能力。

这个难题带来了一个具有挑战性的研究问题：非专家能否在没有专家帮助的情况下实现协作？ 这个问题引出了协作工程（CE），这是一种为高价值任务设计协作工作实践并将其转移给从业者执行而无需专家协助者的持续支持的方法。 CE 研究人员表明，可以快速培训非专家执行精心设计的工作实践，其结果可与协作专家领导的小组的结果相媲美。但是这还不够，因为小组仍然需要训练有素的领导者的支持。当训练有素的领导者离开时，团队无法实现协作。 这引发了“盒装主持人”挑战：可以将协作专业知识与协作技术打包在一起，使非专家无需培训任何工具或技术就可以重用它们吗？

在本文中，作者报告了 DSR 计划来应对这一挑战。作者通过借鉴协作文献来提出 DSR 严格周期，以提出流程支持应用程序（PSA）作为将协作技术与协作技术打包在一起的一种概念方法。作者还提出了协作支持系统（CSS）作为创建和部署 PSA 的方法，并展示了 CSS 的示例，报告了定性和定量研究，以验证 CSS 方法的实用性和通用性。

PSA：具有工具的打包专业知识

本节提出一种针对打包协作专业知识核技术的解决方案。小组可能不需要专家的全部专业知识就能成功。他们可能只需要专家工作的最终产品—设计的工件，即可为小组提供经过精心设计的流程限制。

流程限制

流程限制意味着将小组的互动限制在一组特定的约束条件下，执行的可能的，特定的活动序列。许多从专家协助者，协作技术和培训中受益的价值都来自过程限制。 专家协助者设计一种工作惯例，以限制小组采取增加成功可能性的行动。

促进者通过以下方式调用流程限制：（1）规定的活动顺序；（2）每个活动的特定程序；（3）引用社会规范的指南；（4）解释人们应如何使用该技术的指南。

当专家培训团队为他们自己设计良好的流程时，团队成员会了解一系列流程和技术限制，包括他们工作时应该执行哪些活动，应该使用哪些工具以及如何配置它们以及应该遵循哪些约束。

在协作软件应用程序中嵌入流程限制

如果协作专家有办法在不诉诸培训的情况下对技术用户实施流程限制，则非专家用户可能无需协调员和流程培训就可以执行工作。我们提出流程支持应用程序作为实现这些目标的通用解决方案。 PSA 是由协作专家设计并针对一项特定任务进行了优化的协作软件应用程序。 PSA（1）为小组提供了一系列精心设计的活动程序；（2）为小组提供了优化的技术配置，以支持每种活动的流程；（3）向小组传达有关在每次活动中应采取的行动以及应采取的限制措施的指导。

PSA 将为小组提供一系列活动。对于每个活动，它将为小组提供正确的工具，该工具以正确的方式配置，与正确的数据链接，有与正确的人连接的通信渠道以及执行任务的正确协作指南。 通过 PSA 方法，可以将足够的协作专业知识与该技术打包在一起，从而在没有协助者和未经培训的情况下，使得非专家成功进行工作实践。

PSA 方法的一般要求

PSA 方法提出了一些相互关联的运营，技术和经济挑战。本节得出了与这些挑战有关的一些一般要求。

R1：PSA 解决方案应支持专家和从业人员的 PSA 联合设计，共同创建和验证。

R2：PSA 解决方案应支持结构化设计方法的活动。

R3：协作工程师应该能够无需编写软件代码就创建 PSA。

R4：PSA 解决方案应该提供一种简单的方法来为协作工作实践创建复杂的数据模型。

R5：必须可以快速创建和修改 PSA。

R6：PSA 解决方案应使用中间件环境，该环境将可重用环境中的同步系统最难构建的方面打包在一起。

R7：PSA 解决方案应包括一个快速开发工作空间，在该工作空间中，松散耦合的组件可以配置为紧密集成的应用程序。

R8：用于 PSA 解决方案的数据服务器应使用通用数据模型，该模型实时接收任何类型的关系中的任何类型的任何数据。

R9：PSA 解决方案的体系结构应该开放，从而使程序员可以轻松地根据需要插入新功能。

R10：使用协作技术打包协作专业知识的解决方案应支持从本体论层次结构中抽象出来的类的逻辑和物理设计与实现。

ActionCenters 原型 CSS

DSR 设计周期要求研究人员为研究要解决的问题开发一个通用解决方案的示例。在本节中，我们将介绍 ActionCenters 原型，该原型是 PSA 解决方案的一个协作实例，该实例称为协作支持系统。它结合了用于设计和构建 PSA 的 CACE 环境与流程支持系统（PSS），以及用于获取，管理和运行 PSA 的运行时环境。作者在三年的时间内通过一系列共 34 个 DSR 设计周期和相关性周期制作了原型。在每个周期中，利益相关者与开发团队进行协商，以设计或重新设计功能，用户界面和用户体验（UI / UX），以实现利益相关者的目标。 DSR 设计周期与 DSR 相关性周期同时运行；在每个周期的末尾，开发团队将可用代码交付给用户进行操作测试（相关性周期），并在下一个设计周期通知用户响应。该项目的主要设计目标是（1）缩短协作系统的开发周期；（2）使非程序员可以设计和开发 PSA；以及（3）将足够的协作专业知识与协作技术打包在一起，以便非专家可以执行精心设计的工作实践，而无需接受技术方面的培训。

实例研究结果

学生们通过自主注册组成了五到六人的团队。 作者在课堂上向他们简要介绍了问题以及为项目创建的可交付成果。 作者为每个团队创建了一个单独的新工作空间，并为其提供了唯一的 URL。 与会者收到一封包含登录说明的电子邮件。 说明说明了如何登录，如何上交作业以及截止日期。学生使用自己的计算机并设置自己的时间和地点来完成作业。 在 PSA 工作结束时，要求他们回答问题以调查结果。 一百二十八名 PSA 用户完成了调查。

定性指标显示，一些参与者对自己的经历持积极态度，而另一些则持消极态度。 在回答有关过程在多大程度上产生创新或非创新思想的开放性问题时，参与者给出了 50 个积极的回答，但是，参与者还发表了 20 条中立或负面的评论。在回答有关 PSA 如何帮助或阻碍小组创建更具创新性的想法的开放式问题时，有 46 人给出了积极的回应，也有 26 位参与者发表了中立或负面的言论。

讨论

与 GSS 用户在过去的二十年中报告的经验相比，未经培训的 PSA 用户无需进行协作技术或技术方面的培训即可自行执行工程协作实践。 在这项研究中，我们通过（1）大大简化了技术以消除对技术培训的需求，以及（2）使用技术配置选择和屏幕上的指导来调用流程限制，从而限制了用户采取可能干扰他们成功机会的行动和交流。

但是实际上，过程限制既不是万能药也不是毒药。限制只有在以下情况下才能创造价值：（1）将参与者限制为他们需要和想要执行的有用行为（2）限制他们的无效行为（3）提供足够的灵活性，以适应执行其支持的工作实践时通常出现的各种条件。

如果流程限制限制了参与者他们想要采取的行动（无论所需的行动是否富有成效），那么流程限制将无济于事，因为想要采取这些行动的用户可以简单地放弃系统而采用其他手段。 因此，工程师面临的设计挑战的一部分，不仅是限制用户免受无效行为的影响，还包括激励用户相信避免违规行为符合他们的利益。协作工程师的技能将成为 PSA 方法成功的关键因素。协作工程师将需要仔细考虑 PSA 潜在用户的需求和利益，因为与主持人不同，如果团队偏离轨道，协作工程师将不会在场。关于协作工程师如何发现从业者群体的需求和兴趣及如何使 PSA 设计足够灵活以适应所需的多样性，以及如何结构化以使团队参与有效和高效的思想，还有很多研究和工作要做。

总结

这项研究在数年中完成了 DSR 相关性，严格性和设计周期的多个实例，证明非专家可以在没有专家协助者支持且无需任何协作技术培训的情况下成功执行设计好的协作工作实践。但是在项目周期时间，人工时间，工作产品质量，对流程和对成果的满意度之类的问题上，还有很多进一步的研究和工作要进行。

致谢

本文由南京大学软件学院 2019 级硕士徐佳炜翻译转述。

感谢国家重点研发计划（2018YFB1403400）和国家自然科学基金（71732003，61772014）支持！

来源：慕测科技