生日提醒小软件—vlookup多结果返回

本期提要:

功能:日期提醒、vlookup的多结果返回

工具:vlookup函数、日期相关的函数、row函数、text函数

我曾经跟同事说,我特别喜欢做表,同事纷纷表示我是变态,今天再开新坑,写写excel能做的那些有趣的事情,让你从此看见excel不再深恶痛绝。

今天要说的是我之前做Hr时候一个excel的小技巧,因为之前公司有员工福利,生日百元购物卡,所以要时刻关注着员工什么时候过生日。

生日提醒小软件—vlookup多结果返回

大家可能会说,生日提醒软件不是很多吗?那是记录你的家人啊!200多员工你输入一遍试试!

这个技巧也可用在日程提醒之类,好~现在开始~

首先,我们要有一个花名册,做过HR都知道,每天要打开个几百遍就是它了,我们劳烦我们几个主人公再出来秀秀。

生日提醒小软件—vlookup多结果返回

我们今天要用的就是生日,所以我也不编别的啦哈,好累的~

表格设计的要点:

1、“过生日”指的是“今天的月日和员工出生月日相等”,所以跟年份没有关系;

2、如果同一天过生日有多人该怎么办?

按照以上思路我们可以知道,这次的表格设计,我们需要做到以下几步:

1、获得今日日期

2、把日期中的年份去除

3、找到生日于员工

4、同一天生日员工姓名全部显示


思路有了,下一步我们就开始着手操作把,

一、获得今日日期

获得今日日期的方法很简单,excel中有一个函数

=today()

只要输入某单元格就可以获得今日的日期了

二、去除年份

直接改变单元格格式就可以去除年份,但是我们本着不改变花名册的原则,使用text函数做变化,text函数的解释如下,

生日提醒小软件—vlookup多结果返回

即“把某个值改为某个格式”,

所以我们可以很轻松的写出变成月日的函数:

=TEXT(某单元格,“m月d日”)

三、找到生日于员工

这一步我们想到了刚刚学会的vlookup函数,用vlookup的需要我们可以把这个过程翻译为“找到生日月日与今天相同的行,返回员工姓名”,

以上三步具体公式如下(为方便演示我放在统一工作表,实际操作时候建议分表):

生日提醒小软件—vlookup多结果返回

显示如下,

生日提醒小软件—vlookup多结果返回

细心的朋友已经发现了,今天李四也过生日啊!只显示张三怎么办!

这里重点就来了!

四、vlookup的多结果返回操作

首先我们要想到,为什么会造成只显示一个值,因为我们比对的是日期,而张三和李四的生日一样,系统无法区分要显示哪个,所以我们要做的是:

把相同日期做出区分。

这里我们想到了COUNTIF函数,我们在最后设置一列辅助列,输入以下公式,

=COUNTIF(B$2:B2,B2)

然后下拉,公式变成这样:

生日提醒小软件—vlookup多结果返回

我们翻译一下,这么写公式的意思就是,

第一行 从B2到B2出现了几次B2

第二行 从B2到B3出现了几次B3

以此类推,

这就是为什么要把第一个B2写为B$2以锁定的原因,这样我们就可以得到每个日期这里了第几次。这里我们把这一列返回的数值与日期合体(用符号“&”),显示在最前面(方便vlookup的使用)。表格此刻变成了这样,

生日提醒小软件—vlookup多结果返回

好,准备工作做好了,我们要修改vlookup公式了,

现在我们的“找什么”变成了,“找到日期和出现次数都相等的值”,则vlookup公式要这样修改,

生日提醒小软件—vlookup多结果返回

则可以得到结果,

生日提醒小软件—vlookup多结果返回

这里出现的row函数就是返回列数,使得结果返回10月24日1、10月24日2、……以此类推,方便比对,这里我们可以把一个员工的生日也改成10月24日验证一下。

生日提醒小软件—vlookup多结果返回

可以发现狗蛋儿改了生日后也上榜了,证明公式成功了!

五、收尾工作

公式到现在已经成立了,可是有N/A错误值不好看,记得我们曾经说过怎么做吗?

对啦,这里可以使用iferror公式,即,

生日提醒小软件—vlookup多结果返回

显示为,

生日提醒小软件—vlookup多结果返回

有朋友又问了,虽然可以显示多个结果,但是要有预留空位啊,如果每次都要下拉公式也不符合可变性啊,预留多少空位合适呢?

记得上面countif的步骤么,那个步骤里的最大值即为某日该公司员工同月同日出生的人数最多,所以空位数跟该数值相等就万无一失了。

毕竟,一个公司有10个人一天过生日都是奇迹了,所以不要在意空位~

(the End)

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