团队合作减少Excel误算-另存、共享、正确的工作文化

今天继续看《为什么精英都是Excel控》的第二章第四节第二部分。

继续看怎么从团队合作角度来减少Excel的误算。

1. 存档时“另存新文件”

为了保留修订的记录，保存的时候以“另存新文件”来进行保存，而不是直接“保存”。

怎么命名另存的文件呢？

作者介绍了一种方法“文件名_日期_版次”，举个例子就是“Simulation_20150722_1”，这种命名规则有个好处是可以方便的看出版本的具体修订时间和版次，这样就很方便的找到自己需要的版本。

多久另存一次呢？

作者给出的建议是，初期一个小时“另存”一次，随着计算的复杂，而缩短“另存”的间隔时间，以保证可以很好的追溯。我们也可以尝试按工作的内容来进行“另存”，当觉得有部分很容易出错的时候，尽量在计算这部分前和这部分后都“另存”下。

如何管理历史版本？

随着“另存”次数的增加，历史版本也越来越多，为了避免使用错误的版本，作者建议将所有的历史版本建立一个文件夹进行存放，而把目前正在编辑的版本单独放置。建立文件夹的时候建议在第一次“另存”的时候直接在Excel窗口建立，那样以后每次“另存”的时候都会默认保存在这个文件夹了。

2. Excel文件共享

为了保证Excel版本始终为最新版，不要将Excel作为附件放在电子邮件中进行传递。正确的做法是将Excel放在共享中心，而邮件仅告知链接或Excel的存放地址。

当然，要这么做，需要有个共享中心，现在Excel自带的微软OneDrive，或者坚果云等，都是比较好用的云共享软件。大家可以尝试下。

3. 重视简单计算的文化

这部分开头作者提到“容易发生Excel误算的团队通常有几个特征，其一是“偏好使用重复的Excel”。”虽然后续作者没有继续解释这句话，但是我认为这句话重复的Excel表真的是特别容易出错。一个项目和以前的项目类似，那把以前的项目拿过来改一改，又快又省心，有何不好？很遗憾，大部分的错误都是这样产生的，毕竟每个项目都不一样，每一个数字都需要仔细核对，这样才能保证Excel的准确。

有不少人认为“会用Excel的人”等于“会用宏的人”或是“知道很多快捷键的人”，是不是我们也这么认为？其实不然，我们首先要明白，Excel是我们计算的工具，如何使用工具来准确的完成工作是我们追求的第一要务。而工具怎么更顺手，更高效，则是需要次一级考虑的问题。

选择团队成员都能达到的最高效率的工具才是最合适的工具。

“虽然计算过程的确很复杂，但这样能让Excel的计算自动化，进而提升作业的效率。”这句话没错吧，但是如果这个效率的提升是以误算率的上升为代价的话，那么这个效率的提升就毫无意义了。

大家试想，投行招聘的都是很优秀的人，让他们一起学习复杂的宏或者函数应该很简单，那为什么投行还坚持那么简单的计算原则呢？我想，复杂的东西，不管什么人做起来，都比简单的东西更容易出错吧。考虑到误算的代价太大，投行也就选择了风险更小的降低计算效率吧。不管怎么样，以准确的结果为最终目的的工作原则，还是值得我们借鉴的。

4. 小结

本部分介绍了从团队合作角度来减少Excel的误算的三个措施：“另存”；“共享”；“正确的工作文化”。

来源：i工具软件