Excel是职场中人又爱又恨的一个工具。爱，是因为它可以降低工作量，提高工作效率。而恨——相信大多数人都有被表格和数据坑得死去活来的经历。接下来我结合自己在工作中的经历，跟大家分享Excel中应该避开的4个坑。
1.不思考，直接动手
我刚进公司的第一项工作是整理公司供应商的考核指标得分，算出得分后按分数进行ABCD分级。当时我和另外一个新人A共同负责这项工作。
接到工作后，A非常积极，立刻开始打开筛选功能，将属于A等级的得分一个个点选，选齐后新增一列填上A。以此类推，通过筛选补充等级。
中途我打断了他：“这样是不是太麻烦了？”而他认为：其实就200来个供应商，照这样的操作方式，工作量也不是特别大。
他继续像打了鸡血一般在筛选数据。而我随口问了一位同事，通过IF函数，用1分钟就搞定了。
其实对工作流程或操作的优化，是无关工作量大小的。不是说工作量小，就可以放弃追求高效。工作量再小又如何？如果可以，我可不愿多进一个坑或多走一步弯路！
所以当你承接了一项工作，请养成一个习惯——先思考，再动手。
多问自己一句：对于当下的问题，有没有更快捷的解决方法。
2.原始数据不留备份
当我们用Excel分析数据时，经常需要对原始数据进行处理。大多数人会直接在原表动手，根据需要删除或修改一些数据。
当你的上级突然想让你从另一些维度去分析的时候，你可能会措手不及。因为可能新维度需要的数据已被你删除。如果事先不备份原始数据。那此时内心基本上是崩溃的。因为这时你要急急忙忙地去系统里重新导一份原始数据，或者需要重新手工整理一份原始数据。一影响时效，二增加工作量。
3.不及时清除公式和条件格式
在使用Excel的过程中，你有时会觉得软件变得非常的卡。其中一个原因可能是处理的数据量比较大。另一个原因可能是你的表格中存在大量的公式和条件格式。这时软件，操作起来会非常慢，对心情和工作效率的影响都特别大！
所以等你完成计算后，请及时把公式和条件格式清除。
清除公式的操作方法是：
复制含公式的区域，然后粘贴成数值格式。
清除条件格式的操作方法是：
选中区域，点击条件格式，选择清除工作表中的条件格式规则。
当然如果因为特殊的要求，需要保存公式和条件格式，那就另当别论了。
4.不随手Ctrl+S
日常工作中，有太多人经历过电脑或软件固障而数据没保存的坑爹事。没有及时保存数据，分分钟让你的工作成果一秒归零。
Ctrl+S是保存数据的快捷键。在制作表格和处理数据的过程中，请务必养成随手保存的习惯，否则终有一天会吃大亏！
这是最简单的操作，也是最有价值的操作。在处理数据过程中，每完成一个关键操作就马上按一次Ctrl+S，及时保存成果！
Excel有太多的好，也有太多的坑。希望大家能避开这些坑，更好地使用，少走弯路！
来源：Excel基础学习园地
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