如何建立完整的知识管理系统？

一. 什么是知识管理系统？

我这里先不回答这个问题，我直接给你个场景你来看~

假如你床头有 10 本书，你要在其中找到一本书，你会怎么找？

你可能会说，扫一眼就找到了啊。

但是，假如你现在身处世界上最大的图书馆：美国国会图书馆，藏书超 2.1 亿本，现在你想在里边找到某一本书，请问你如何找？

一本一本翻吗？

累死你，2.1 亿这个数字我给你换算了一下，把 2.1 亿本书铺起来可绕地球近两圈。

不仅仅找书，图书馆每天还要在其中处理上千万次的查询、借书、还书、入库………

试问，假如你是图书管理员，仅凭借大脑，你能处理这么大的信息量么？

那么他们是如何是如何解决这些问题的？

当然是靠着一套管理系统，让一切规律化，规则化，系统化，把人解放出来。

你可以试想，如果他们没有这套管理系统将会怎么样？

同理，我们的知识管理系统就相当于这个图书管理系统，而知识就如同这一本本图书，当有了套系统去管理它们以后，我们就相当于拥有了另外的一个大脑，如此就可以把我们大脑不擅长的东西，全部扔给这个外脑，让它帮助我们记忆，整理等等。

好了，通过以上，你知道了知识管理系统就相当于我们外接一个大脑，那么为什么说你必须建立外脑呢？

二：为什么你必须建立外脑？

1. 大脑是用来思考的，不是用来记忆的。

记忆，尤其是死记硬背，是最反人性的，进化论告诉我们，大脑只会记住最能帮助我们生存的信息，至于无关紧要的，它为了节省脑力资源会尽可能的忘记它们~

同样的大脑处理信息也是如此，它只能处理眼下的小部分信息，当面对大量信息处理的时候，它就会罢工。

我们平常用脑的时候，感觉思绪乱，头昏脑涨，就是因为大脑处理的信息已经超过了它的负荷，大脑的机制天生就不是为了记忆和处理大量信息而设计的。

但是在现实生活中，我们又需要处理和记住很多信息和知识点，以便使用的时候可以随用随取，那应该怎么办呢？

当然是建立外脑。

前面说了我们大脑不擅长的记忆和大规模信息管理，但这却是我们外脑所擅长的。我们的大脑会遗忘，但是外脑它永远也不会忘的，你建立的这个外脑就会和你的大脑形成互补，各发挥其所长。

正如上面的图书管理案例，我们不需要记住每本书的信息，我们想要的时候，只要知道怎么从图书管理系统中找到它们即可。

所以想发挥大脑真正的威力，就把它从记忆中解放出来，让它去思考，而不是让它去记忆。

有同学看到这里可能会抬杠：有必要弄这么一个外脑吗，我大脑就够用了啊。

当你只想做个「撸瑟」的时候，觉得这辈子能搬个砖，扛个水泥就够了，那么你就可以离开了，因为你确实没有这个需求。

但是你想获得不断成长，要获得更强的能力，想要在社会的激烈竞争中有足够的竞争力，你的知识储备必然需要被扩大，这种情况下，你要靠脑子记忆吗？

回想你上学的生涯就知道了，那是多么痛的领悟~

正如上文案例，你只有十本书的时候，当然不需要建立外脑，想要啥扫一眼就够了，但是当你有 1000 本、10000 本、一百万、一个亿本的时候呢？

以上只是我们必须建立外脑的一个理由之一，除此之外，还有一个更重要的理由。

2. 外脑是为了帮助大脑更好的记住：有逻辑关系的知识，你用的时候才能想起来。

为什么会这样说呢？

同样我们先不回答这个问题，给你来个小测试。

现在思考一下：我让你说水果的名字，你看看你能说出多少个水果。

你可能会说，这有什么难的：苹果，香蕉，梨、橘子、火龙果、西瓜….

但是你发现越往下，你思考的时间就越长，越说不出来。

你可以先暂停阅读试试~

那么我再换一个问题，请告诉如西红柿炒鸡蛋怎么做？

你可能想都不用想，直接就可以脱口而出：准备食材–>洗菜切菜—>爆锅开炒—>…..

为什么会这样？

因为前者大脑索引的是一个点一个点的信息，后者索引的一整个结构，一整套流程，一整张知识的网。

你看，点状的东西被大脑索引是很困难的，但是有逻辑有结构的东西则不同，后者一索引就是一大片，一整个体系。当你把点状的知识编织成一张网后，它们就会形成你的思维模型，这样，你用的时候才能想起来。

很多人抱怨，学过的东西用不出来，反思一下，从小到大，你调用你知识储备的时候是不是都像是上面想水果一样，想到哪是哪。

仔细反思下：

你整理过你的知识吗？

你的知识是成结构的吗？

你脑中有这么一张庞大的知识结构网吗？

而把知识打入外脑的过程就是在编织你这张网，所以建立外脑的本质就是体系化你知识的过程。

说了那么多，想必你已经知道建立「外脑」的重要性了，那么如何建立外脑呢？

三：如何建立外脑？

在正式开始前，我们先了解下外脑是由什么构成的~

其实整个外脑就是由两个系统构成的~

第一个是储存笔记的系统。
第二个则是索引笔记的系统。

这是什么意思呢？

你可以理解成一个放，一个拿，这里知道有这么个东西即可，后文会展开介绍。

而整个外脑的搭建可以归纳为三步走~

第一步：把收集知识有序的装进去。
第二步：把知识整理好，设立规则，以供随时提用。
第三步：用的时候可以迅速的把需要的知识拿出来。

整篇文章的核心下面一张图就概括了，但是为了让你彻底搞定这件事，我会掰开了揉碎了，一步步手把手带你搭出你的知识管理系统。

下面我们先从搭建存放笔记的储存体入手，从零开始搭建整个外脑系统~

一. 选择外脑载体

一台能正常跑的电脑系统，前提就是主机，显示屏这些硬件载体，你操作系统再牛逼，没有主机你也跑不起来。

同理，我们的外脑的搭建也是如此，所以建立外脑的第一步，就是找到外脑的载体，即存放我们知识的工具。

那么市面上提供给我们现成的外脑载体都有哪些呢？

太多太多了，主流的有道云笔记、印象笔记、onenote 等，都可以作为我们外脑的载体，它们各有优缺点，想详细了解的同学请自行了解，我这里就不展开了，大家凭借喜好选择，总之，都是现成的，任君选择~

我本人的外脑载体为有道云笔记，下文演示，均以此笔记做案例，其他载体同理~

当我们确定了大脑的载体以后呢？

建立几个文件夹后，就开始一顿操作猛如虎，类似下面这样的吗？

这样的外脑系统有什么问题呢？

① 层次结构混乱：这样长长的列下来，我不知道你头大没有，别说提取了，我单单看到这一串，头就先大一圈了。

因为这样混乱的结构，含糊其辞的目录，会让你翻看这些东西的时候，对这种凌乱有一种厌恶感。

② 提取困难：混乱的内容，会让真正用的时候找不到，所有的笔记，如果用的时候找不到，或者需要很大的功夫才能找到，那这个外脑系统就没多大意义了。

当你笔记内容少的时候，你还能记得那是哪，但是当大到一定量级了呢，你的外脑一定会崩溃。

③ 知识碎片化：以上所建立的文件夹，之间都是割裂的，笔记与笔记间连接不起来。

我们在文章开始的时候就说了，外脑的作用除了帮我们承担记忆的负担，还有一项职能就是辅助我们大脑为我们建立起知识体系，如果你的笔记之间都是一个个散乱的点，那么外脑的意义就要被砍掉一半。

一句话来说，上面的那些都不是一个好的外脑，因为它并没有解决我们为什么建立外脑的本质问题。

那么什么是好的外脑呢？

① 知识结构体系化：笔记与笔记间的知识点不分散，不是乱七八糟的，不是碎片化的。

② 方便管理：看到不头大，结构清晰，一目了然。

③ 提取方便，高效：最好高效到如同探囊取物，想到就能秒拿到。如果这一点满足不了，找一个想要的信息要半天，那么这套系统就没有多少意义。

好了，到了这里你知道了，一个好的外脑的标准，随着而来的一个问题就是，如何才能让你的外脑达成以上标准。

那么如何让外脑满足以上条件呢？

正如电脑的 windows 系统一样，装上了，我们就无需用乱七八糟反人性的 dos 命令去让计算机工作，所有的一切都有序的跑在这套清爽的图形化系统之上。

同理想让外脑不乱，你必须部署一套规则化的操作系统，让我们的知识笔记全部跑在这套管理系统之上，保证底盘不乱，根基稳，而不是随性而建。

所以找到载体之后，不是一顿操作猛如虎，而是要给我们的外脑装上一个类似 windows 一样的底层系统，而我们这套跑在外脑载体上的系统就是 GTD 系统，所以我们建立外脑的第二步就是给它装上这套系统。

二：部署 GTD 操作系统

1. 什么是 GTD 系统？

GTD 的英文全称是：Getting Things Done

这是由著名的时间管理人戴维?艾伦在他的著作《尽管去做》里提出的一套移动硬盘式的任务管理方法，它的核心精髓是把所有待办任务都从大脑里移出去，清空大脑，用外部的工具去管理任务，让大脑的全部资源都用来思考，而又不会遗漏任何一件事。

部署了 GTD 系统在笔记本上，我们就可以借助 GTD 的工作流，不仅拥有了知识管理系统，而且还把我们的日程管理系统也都囊括其中了，极大幅度的解放了我们的大脑。

2. 如何部署 GTD 系统到笔记本上？

GTD 工作流总共有 5 个步骤：收集、厘清、整理、归档、回顾。

而把它用到我们的外脑上就变成了信息管理流，同样也是五个步骤：

GTD 信息流：收集箱、等待处理、将来可能、归档资料、专题研究。

什么意思呢？

下面分别介绍一下，我们设置的这五个文件夹可以干什么。

1. 收集箱

这个就相当于你在各大平台点的收藏，比如我们拿手机刷到好文了（比如这篇文章哈~），我们就可以把各大平台的好文，一键集中扔到这个收集箱中。

这个东西的作用就是负责收集，你不必操心该放到那个分类，所有的好东西，一股脑扔进去就 OK 了，这样就可以大幅度的解放我们分类归类的时间。

等到了一个固定的时间，比如晚上统一处理，这样既不打断我们当前手头的事情，同时又确保了收藏的文件不会乱七八糟，又能让你认真的评估和精读这篇文章，确保进入你笔记的都是精品。

2.等待处理

这个文件夹承载我们当天的日程，备忘录，记事本，沉思录、日记本等等。

你应该有体会，大脑凭记忆力处理这些事情有多坑爹，我们就可以把这些大脑不擅长的事情交给外脑处理。把日程，待办事项等全部移到这个文件夹里，把这些事情全部从大脑中清理出去，想知道接下来要做什么事情直接来翻这个文件夹，效率高的飞起。

3. 将来可能

这里主要承载计划、规划、想法、点子类的东西。

比如你看到了一个点子，发现了一个项目，你就可以先把它扔到这里，作为你的灵感库。

4. 归档资料
这个是我们的知识的大本营，最终所有的信息和笔记都会被归入到这个文件夹中，我们收集到的信息通过整理完毕以后，就放入这里，以供随手复习和使用的时候随时调取。

5. 专题研究
比如我最近对唱歌比较感兴趣，那么我就可以单独这专题这里建立一个文件夹，专门服务于唱歌，当研究出成果了，再把它归入到归档资料中。

当你在你的笔记本上，创建了这个 5 个文件夹后，你的 GTD 系统就部署完成了。

你看，部署了 GTD，通过 GTD 来处理信息后，你的外脑是不是特别有层次感，是不是感觉外脑像是有了灵魂一样~，而不是类似于上面那四个笔记长长的一串。

那么部署完 GTD 系统后就完了吗？当然不是。

完成了最底层系统的搭建，我们就要开始去处理输入进来的笔记了，前面说了，最终所有的笔记都会被汇总归档到「归档资料」这个文件夹之中，所以我们管理笔记的核心就在此文件夹中。

但是那么多的笔记，怎么去管理啊，还是像上面图中那四个案例一样，列出长长的一串文件夹吗？

下面我们进入本文的第三个模块，来解决以上问题。

三：规则化信息

给外脑立结构、给笔记立规矩~

我们都知道无规矩不成方圆，如果归入进来的笔记没有规则，那就会乱七八糟，完全没效率可言，所以我们必须要给输入进来的笔记进行处理，教给它们规矩，让它们变得清晰有规律，只有这样，你提取它的时候才能迅速找到你想要的。

但是要设立那些规矩呢？如何设立呢？

下面提供四大原则，保证让你的笔记规规矩矩的。

1. 最简层原则

什么是最简层原则？

所谓最简层原则就是让文件夹尽可能的少，层级尽可能的少，因为只有数量少，你看起来才不会头大，如果还是一层又一层的文件夹，那就和前面你看到的那四张笔记没啥差别了。

那么如何才能尽可能的少呢？

当然是找一个可以把所有东西都包括进来的维度，它符合之前文章提到的 MECE 原则，既涵盖了所有笔记特性，又不遗漏，同时又不冗长。

我这里就提供给你一个这样的维度，以笔记的 「用处」 这一个维度进行划分，即：「学习」「工作」「生活」。

你可以随便想，从用处来论，任何笔记都不会逃过这个三个分类的，所以它是符合 MECE 的，我们就以它作为划分知识的标准，作为「归档资料」的打底文件夹，这样我们就实现了最简层。

打底文件夹有了，我们就需要根据自己的需求对文件夹做一些进一步细分，但如果你还是建立一串文件夹，整个笔记体系必然会乱，那么如何管理下一级的文件夹呢？

这就用到了让你笔记规矩的第二个原则。
2. 目录编码原则

什么是目录编码原则？

你可以先思考下这个问题，一本书有那么多的知识点，它是怎么排版才让内容清晰一目了然的？

当然是把图书知识结构整理成目录按照层次编码啊，如下图，这样你看起来结构就会非常清晰，一目了然~

同理，我们对文件夹的层级管理，同样采用这种方式，让文件夹的层级与层级之间建立起逻辑关系。

那如何目录编码呢?

这里不进行赘述，我给你做了一张图，扫一眼估计你就会了。

除了建立起清晰的逻辑层次外，为什么你一定要用目录编码？

因为有了目录编码后，笔记就能实现自动排序。

云笔记一般都是按照名称排序的，比如，数字 1 在数字 2 前面，字母 A 在字母 B 前面，如此就会非常有序，可参考微信好友目录哈~

如果你没给它这样规则化命名，则会出现乱序情况，会让笔记看起来乱七八糟的，但如果你设置了编码，就能实现自动排序，非常爽啊~

所以我们采用图书目录编码，一箭双雕，不仅让结构逻辑层次清晰，而且还能实现自动排序。

以上我们说了让你笔记规矩的四个原则的前两个原则，有了它们可以让你的笔记结构层次有了一个质的提升，但仅仅是层次清晰还远远不够，想要你的笔记规矩，你还需要第三个原则。

3. 统一命名原则

来源：万能霸王龙