巨量的工作文档如何管理归类，整理与随时快速查找？

据世界权威机构统计表明，全球来自交易中的数据信息每年增长的速度是61%，而其他各种相关信息的每年增长率超过了92%。

通过调查发现，在企业存储的海量信息中，结构化数据仅占数据信息总量的15%，而非结构化数据却占数据信息总量的85%，随着信息量的爆炸式增长，文档管理已经成为企业信息化的一个重要工作及方向。

企业传统的数据信息管理现状

当前，在企业发展及信息化建设过程中，由于在图文档层面的信息化往往更注重于单个环节或条线的管理需求，所以在企业的日常工作中，图文档的管理和应用已成为一个工作瓶颈，往往存在较多的问题。

图文档常常散落于员工个人电脑

图文档常常散落于员工个人电脑，或者仅限于研发网存储，导致图文档使用不便，流通受阻，存于个人电脑的资料又存在一定的管理风险。

大量的图文档管理混乱

工作中的图文档资料目前存储和管理方式比较简单或者过于封闭，没有有效的通过系统性的规则管理起来，导致在使用、查找、版本等方面存在一定的混乱情况，尤其是在部门协同、历史图文档等方面得不到有效的管理支持。

图文档共享困难

在业务过程中，部门与部门之间，岗位与岗位之间，存在着图文档流转、使用、分发的需求，一般通过邮件、硬盘共享的方式传递，既不方便也不安全，无法为企业内部的工作协作提供必要的支撑。

企业传统的数据信息管理目标

基于企业在图文档管理及协作层面的现状，企业图文档管理平台目的在于构建一套高效的资料管理及知识转换体系，辅助公司内部的图文档管理，增强公司对图文档风险的控制，实现对图文档类资产的高效管理和应用，具体目标包括：

集中存储目录结构

彩虹图纸管理软件在文档管理上，呈现树形目录结构，分级分类管理文档。可无限创建自定义文件夹和子文件夹结构，让文件储存更加一目了然。

让图纸实现易搜索、易查看、易控制

彩虹图纸管理软的企业知识库，实现对图文档的统一、集中管理，并通过有效的分类体系和数据存储机制，实现对图文档的结构化管理。在搜索上提供了高级查找和快速查找的功能，实现多维度多类型搜索，帮助用户快速找寻使用需要使用到的图纸资料。

数据备份共享

数据掌握在自己手上才是最安全的，彩虹图纸管理系统确保数据安全，同时文档发布可历史永久保存确保永不丢失、完整的操作日志方便团队与个人操作有迹可循。每一步编辑都实时保存，不用担心数据丢失，并且还支持多种格式的数据导出和备份。

所以，如何更好的管理企业文档，提高员工工作效率，降低由文档管理不善导致工作出错可能，已成为了很多企业进一步提升发展的重要举措。

来源：彩虹图纸管理软件