为什么说质量管理体系/业务流程应固化在IT系统中？

引子

话说群里有网友说，公司了应付ISO9001审核和认证，编制了一堆程序文件和流程，从来没有人看过或用过，就是为了拿到一张证书，一堆程序文件放在柜子里，积了一沓灰尘，为什么会出现这种情况发生呢？
先说结论和观点，我认为之所以会出现这样的现象，是没有搞清楚现代企业的流程的实施方式，过去是将流程打印出来签字分发、学习，现在还有谁在学习程序文件，分发到岗位就放在文件夹等积灰尘吧。还奢望能掌握和熟练应用这些流程基本是不太可能的事了。在互联网的今天，应将质量管理体系和业务流程固化，植入到IT系统中。

为什么要信息化？

一个企业的信息化，不是OA将行政通知信息化，是把企业所有的管理成熟的流程、制度植于数据中，植入IT系统网络中，使公司所有的业务流程上的操作都能够通过企业在线化的信息系统来支持完成。
通过建立与构建互联互通的信息环境，使工程师在任何时间、任何地点都能获取完成工作任务所需的信息，同步完成工作任务，同步审阅。不是按ISO9001建立信息系统，是紧紧抓住客户需求导向，以产品为中心，建立产品全生命周期管理的信息系统，比如APQP项目管理系统。

有人说管理一定要IT系统吗？我说不一定，大公司最初也没有信息系统，但IT系统可以大大提高管理的效率和速度，缩短产品的开发周期，产品能准时上市，这样就是创造利润。依靠人来管人，可不可以呢？当然可以，但人多了，就算流程再完善，反应速度也会变慢，信息会随传递的层次越多，就会遗漏一些重要的信息。使用IT系统一定能帮助大家大幅度地提高管理效率，但也不要迷信，公司所有的人都在等待IT系统，等IT系统接入或完善后我们才做，这样也是不行的。因为执行流程的是人，创造性思维在于员工，而IT永远只是工具。

管理信息系统是公司经营和管理控制的支撑平台和工具，旨在搞流程运作和职能控制的效率，增强企业的竞争力，开发和利用信息资源，并有效支持管理决策。

我们要搭建一个系统的平台和构架，尽可能地买别人的系统，组装在自己的平台和构架上，这样不仅能提高系统的上线速度，而且又能吸收别人成熟软件系统成功的经验。

讲到企业信息化，很多认为企业的信息化就是办公自动化，企业搞一两年把企业的信息化目标搞完。从我这么多年咨询和培训的经验来看，我们企业信息化的理解只是九牛一毛，差得很远。

IT系统不能尽善尽美

一个企业的信息化，应该包含企业所有的管理成熟的流程和制度根植于数库中。目前的难度不在于信息化的技术，IT部门只要已知流程成熟的条件都能够通过IT系统来实现，系统好不好用，在于本身企业的流程不成熟，还没有构建一套数字化的模型，比如：市场需求多品种，小批量，个性化的产品，势必会增加产品的种类，多种品，多配置的系列产品无法有一个统一订单管理流程，企业主要依靠人员的经验来操作，而且还经常出错，但换了人员根本无法作业。再比如：基于不同类型的产品开发流程不一样，也没有规范化的产品开发流程，无法进入系统的管理。物料品种成千上万，缺少标准化、规范化，生产计划，物料需求计划，生产交付无法满足系统的录入的基本要求，只能依靠人员的经验来操作。

所以我们的IT管理系统，不能追求尽善尽美，要实用，要好用，要简便，要快速地解决问题，否则反而束缚和制约了我们，正如公司的管理流程一样，没有完美的业务流程，只有符合需求的流程，俗话说，鞋子好不好，只有脚知道。不能什么功能都要，结果又不用，往往还提高了学习成本。

现在互联网企业已经改变了做事的方式，以前传统企业中采用扁平化管理，快速响应。互联网在这个基本上传送层级进一步减少，速度进一步加快。我们传统的制造业运作效率很低，浪费不很多，我们要向互联网的企业学习，优化我们的内部流程，实现客户–研发–采购–制造–销售–客户，端到端的简单、有效的管理系统。

流程是数据的通道，而数字化才是核心资产

信息的通道用过程方法来表述，将输入转化为输出的活动，第一类信息的输入，输入的信息是否完整，是否正确？第二类输出的内容是否充分？是否有效？

信息的通道是否有效取决于信息的标准化，比如BOM物料清单编码是唯一的，结构层次清晰，版本准确，并以结构化数据形式表述产品的物料构成，才能实现各领域业务间有效正确的信息化协同。

信息化是数字化的通道，只有实现信息化，才可能发展数字化，数字化是企业的核心资产，很多企业搞数字化转型，以为技术部门买点新设备，上点信息化系统是远远不够的。

什么才是好的系统呢？关键是我们能用好，能理解，能解决我们的问题，这才是我们需要的好系统。我们的系统不一定是世界上最先进的，也不是世界上最好的，但一定是最实用的。

综上所述，鲜老师认为质量管理体系应植入到公司的业务流程中，杜绝两层皮，同时应将成熟的业务流程固化到IT系统中，紧紧抓住客户需求导向，以产品为中心，建立产品全生命周期管理的信息系统，能快速解决问题的系统才是好系统。

来源：鲜万世质量频道