Baklib|知识库应用场景：制作员工培训手册

持续的专业发展对于想要加入、保留和提升员工的组织来说是必不可少的。为了确保员工总是能从学习能力中受益，您需要考虑创建培训手册，使员工能够胜任并保持他们的工作能力。

在过去，您可能认为培训手册是一本厚重的册子，充满了密集文字的文本材料。好消息是，现在的技术已经发展到许多培训手册都可以在线交付。例如各类知识库平台就可做轻松制作员工培训手册。

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如果你是一家有员工的企业，你就有责任确保他们跟上最新的实践、流程和技术。

什么是培训手册？

培训手册的作用是为那些希望在新的专业领域自学的员工提供指导。培训手册可以作为员工内部文档的一部分，也可以作为客户的外部文档，向他们介绍你的产品和服务。在这篇文章中，我们将关注员工的内部培训手册。

培训手册与员工需要了解的业务关键领域直接相关。对于需要熟悉业务的新员工，以及必须跟上公司流程和政策的更有经验的员工来说，它都是有价值的资源。

员工培训手册可以以多种格式发布，包括知识库文章、视频教程、PDF 指南或音频记录。重要的是，你的培训手册有逻辑地组织起来，并且以一种容易理解的方式传达给你的听众。

培训手册的种类

1.员工手册

员工手册是培训员工为企业工作的流程及规则的简单文档。它包含关于公司政策和流程的信息，如人力资源、市场营销和销售，并确保所有员工都能遵守业务规则。

2.任务手册

任务手册是与业务中执行的任务直接相关的培训手册。例如，您的组织可能会制作一份培训手册，教员工如何有效地使用您的 CRM 系统，并帮助他们理解如何使用软件来促进业务目标。

3.项目手册

项目手册与在业务中承担的产生业务价值的特定项目有关。当项目非常大且跨越数年时，培训您的员工了解项目如何工作是有益的。

4.供应商培训手册

供应商培训手册教导员工如何有效地与提供基本服务的供应商合作。它将帮助员工了解现有的系统，该系统允许公司与供应商沟通并进行通常的业务操作。

为什么有一本培训手册很重要？

68%的员工表示培训和发展是公司最重要的政策。为了让员工保持对工作的投入，你需要为他们提供学习和成长的机会。

如果你在培训上投资，你的利润率可以提高24%。当您通过培训拥有高绩效的员工时，这将导致更有效的项目和计划，具有真正的业务价值。

有一份培训手册可以防止员工流失，这意味着你不必承担雇佣大量新员工和让他们跟上进度的成本。你可以长期留住更多的员工，并从他们的经验和专业知识中受益。

当你需要雇佣新员工时，员工培训手册可以帮助你完成入职流程，并确保新员工能够接受最初的培训。这意味着更少的员工需要从日常工作中抽出时间来培训新员工。

培训手册对入职员工有什么好处？

让员工了解培训机会

当你对新员工进行初步培训时，你可以让他们知道公司有哪些进一步的培训机会。员工可以了解他们可能从职业发展中受益的地方，以及他们如何在最初的入职后在自己的角色中成长。

保持培训方式的透明度

制定一个有培训手册的入职培训计划意味着你的培训过程更加透明。所有新员工都知道，新员工和每个人都从同样的流程中受益。

当过程是透明的，就更容易做出改变和确定可以改进的领域。

支持终身学习的文化

当你进行包括培训手册在内的入职培训过程时，这会让员工有一种持续学习的态度。他们会感谢企业对他们教育的投资，并会寻找更多的培训机会。他们与企业的初次接触让他们知道，公司重视学习和发展，进而形成积极的企业文化。

避免或减少灾难性错误

当员工在入职过程中接受了适当的培训，他们在工作过程中犯重大错误的可能性就会大大降低。培训你的员工比盲目地期望他们从第一天就变得高效要好得多。

创建培训手册的7个终极步骤

步骤1-确定范围

首先，你需要确定你想要在你的培训手册中包含什么内容。每个培训手册都有独特的目标，这些目标决定了你想在其页面中涵盖的主题。

当你知道你想通过你的培训手册达到什么目的，以及员工在阅读后应该能够完成的任务时，这就给了你一个关于应该包含在其范围内的内容的概念。

当然，你的培训手册不可能涵盖所有内容。如果你的内容太过全面，这很可能会让读者望而却步，使他们无法从你的培训手册中获得最大的收获。

步骤2-定义手册的结构

接下来，您需要清楚地定义手册的结构。为了便于理解，您需要决定以什么样的顺序呈现特定的主题，以及如何逻辑地组织内容。你不能只是以随机的方式布局你的内容，否则用户将无法搜索他们感兴趣的主题。

读者不太可能从头到尾读完你的手册。目录是组织你的手册的好方法，可以帮助读者找到合适的页面。你可以从初级主题到高级主题组织你的内容，或者根据产品的特性划分章节。

当你的内容以一种有逻辑的方式进行时，这将使读者更容易阅读你的手册，并有助于学习过程。

步骤3-让人力资源团队或产品团队参与模板设计

当您知道想要在培训手册中包含什么内容时，您可以要求其他团队帮助您设计模板。人力资源团队是提供帮助的最佳人选，因为他们了解公司内部员工的需求。

模板是创建多个手册的好方法，因为您可以包含占位符来包含稍后添加的内容。在准备手册时，遵循设计原则是很重要的，比如使用颜色、大小和字体。

您需要使您的手册模板与您公司的品牌一致，因此它与您公司想要描绘的外观和感觉一致。

步骤4-创建内容

然后是创建培训手册的内容的时候了，现在您知道了您想要包括什么以及它将是什么样子的。你需要考虑相关的文本、视频、截图、信息图表和图表。

重要的是要记住，你的培训手册内容的展示要多样化，以保持读者的兴趣，并吸引不同的学习风格。当一个位置恰当的截图可以让你的内容生动起来时，你的读者很难专注于长墙的文本。

在线手册比印刷手册更容易更新，并且可以随着业务的需要不断发展。使用 Baklib这样的内部知识库软件意味着您可以向员工交付内部培训手册。

步骤5-使用内部知识库向员工发送一份手册

当你最终确定了你的内容，你需要给你的员工发送培训手册，可能像我们刚才提到的那样带有内部知识库。内部知识库是一个专门的网站，它可以显示多层类别和子类别的内容，以及一个功能强大的搜索栏，使用户能够定位相关文章。

如果您使用 Baklib这样的内部知识库，这意味着您的培训手册可以从任何地方访问——甚至在现场。如果有人在您的手册中发现了一个错误，可以为所有用户轻松地修改和更新它。

内部知识库可以托管视频、文本、图像等。所有你的用户需要访问培训手册的是一个互联网连接他们的设备。您可以对培训手册进行密码保护，以确保没有未经授权的用户获得访问权限。

步骤6-收集用户的建议和反馈

在培训手册发布之后，定期从用户那里收集建议和反馈，以评估内容的有效性是至关重要的。你可以问他们一些具体的问题，看看你的内容是否对他们有帮助，以及它是否使这个主题容易学习。

只有你的读者有能力决定你的培训手册是否适合这个目的。测试将是你的读者是否能够在使用手册后成功地学习所选的主题。

如果你使用一个结构化的调查，你可以得到非常有针对性的反馈，关于你的手册的帮助。这比使用简单的评级系统更好，因为你可以获得定性反馈，告诉你哪些地方需要改进。

步骤7-分析反馈，对内容做出适当的修改

当你收集了所有关于培训手册的反馈后，你应该建立一个正式的流程来进行更新。并不是所有的反馈都是同样有效的，但是你可以根据用户的建议找出一些可以改进的地方。

与用户反馈一起开发的手册更有可能获得成功并被用户采用。定期更新的手册与不断变化的组织的需要保持同步，并准确地反映不断变化的过程和政策。

撰写培训手册的专业技巧

创建积极主动的内容

你必须创造出能够提前预测读者需求的内容。事实上，你的员工不知道他们不知道的是什么，所以你需要深入了解员工需要的内容。手册内容的目标是帮助员工成长和发展，因此需要包括他们在其他情况下永远不会了解的主题。

使用品牌模板

你的员工培训手册应该与你的企业品牌保持一致，包括颜色、字体、标识和布局。培训手册是企业的关键资产之一，它可以传播组织知识，促进蓬勃发展的学习文化。你的手册看起来应该是你组织的一部分，这是显而易见的。

添加目录

为了帮助你的员工快速找到他们需要的内容，你应该在你的培训手册中包括一个目录。你的内容应该被分解成逻辑类别和子类别，这样员工就不必从头到尾读完整个手册。

避免行话，使用通俗易懂的语言

培训手册的内容应该以容易理解的方式编写。您应该使用用户的自然语言，而不是需要字典来解码的行话。如果你的手册写得简单明了，你的员工更有可能使用它。

为说明提供注释

有时培训手册上的说明需要进一步解释。当你第一次写东西的时候，你的意思并不总是很明显。解释性注释将帮助员工理解你的指示，并提供重要的上下文来帮助减少错误。

结构内容清晰易导航

当你向你的用户展示你的内容时，你应该构造它以方便清晰的导航。这意味着使用有意义的标题，并将内容分成类别和子类别。每个页面应该分成几个部分，并使用项目符号或编号列表来组织内容。

用交互式图像制作有趣的内容

没有人想从仅仅由文本组成的内容中学习。交互式图像将有助于用户与你的内容进行互动，并确保学习过程更容易。使用图像意味着用户可以准确地看到流程或任务应该是什么样子，而不是仅仅根据文本进行猜测。

推荐同行评审并发表

在发布内容之前，最好让团队成员检查内容的准确性，并确定它是否真正适合于目的。进行同行评审过程意味着您可以发现错误并生成高质量的内容。

你准备好了吗？

全面而准确的培训手册是需要提供给员工的重要资源，以确保他们有效地履行自己的职责。员工希望公司对他们的持续培训和发展进行投资，这将导致更好的敬业度和对公司更深的承诺。

一份结构良好的培训手册有可能为您的企业节省资金，因为您可以创建它一次，然后根据需要多次使用它。任何数量的员工都可以从您的培训手册中受益，并利用它在各自的岗位上变得更有能力。

在新员工入职时，培训手册尤其有用，因为它包含了新员工学习如何做好新工作所需的所有信息。所有新员工都能从同样的入职经历中受益，并能迅速了解你的公司。

一个直观的内部知识库软件，可以轻松添加您的内容，并将其你的站点相链接。

来源：Baklib