常用办公软件总结

转载：成本管理工具与技巧

总结一下自己尝试过的办公软件，以问题需求为主线展开介绍。

文件管理

场景1：

公司各种微信群，不断发各种统计报表，且报表设计之初没有考虑周全，不断更新版本，一会儿存一版、一会儿再存一版，信息轰炸！

统计报表临时性太强，不容易归类，再去查找时，很难找到！

场景2：

部门建立公共硬盘，将各类文件上传，部门共享！经常是，一开始有人上传，后续就少有人管理，不容易坚持！

几款适合的软件：

优点：能将文件复制粘贴到OneNote中，比word操作简单，只是简单的复制粘贴，同时将微信截图放进来，记录信息来源！部门共享、手机可以直接查看，能进行全局所有，目录及层级自由搭建！

不足：界面和功能太“扁平化”，结构化不足，只能做类似于流水账式的存储！

优点：思维导图有很多实用的功能，这里主要说一下文件管理，最大的优势还是自由拖拽移挪，很适合临时性文件的管理，可以将临时文件统一存在临时文件分级下，再定期整理！

不足：不能实现部门共享、不能实现手机端查看！

优点：这个属于专业性质的文档管理工具，能设定权限、能自由搭建层级。

不足：界面太陈旧！

这几个主要针对共享/协作文本，在文本编辑上功能还算可以，也可以做文件管理，但不是强项！

会议纪要会签

背景：公司管理形式线上、线下两套系统并存，且区域公司异地管理十几个城市，各种会议纪要需要专人找各个领导签字，城市公司与区域公司文件传递依靠扫描，将所有领导签字合并在一张纸上。

场景1：有些会议纪要签字很重要，作为节点考核依据，我个人经历过被考核时发现缺少签字的情况！

场景2：审计时，发现问题，虽然是开会决策的，但缺少会议纪要的签字，最后被定性为重大风险，处分+降薪！

人非圣人，老虎也有打盹的时候，就算是有前车之鉴，平时业务很繁忙，前面出现的问题，后面还在不断重复！公司不断强化管理和监督，但总有疏漏之处！

当时想到了钉钉、企业微信，在公司现有系统之外做个补充，专门应对会议纪要的手写会签问题，最后沟通到集团信息化部门，被枪毙了！说是考虑到信息安全性，且集团信息部有这个开发计划，已离开三年多了，据我了解，还在老路上跑着！

后面接触过简道云，这类问题也能很轻松的解决！

知识管理

知识管理问题纠结了几年的时间，一直没办法找到适合自己的软件。

我个人想解决的问题是：编辑文字、对文章自动设置分级目录、点击目录自由收缩展开，自由粘贴图片（这里说的目录和图片，要比word自由度高一些），自由添加附件

经历的几家地产公司，都很关注专题研究，每年都有做“点滴之处省成本”的评选活动，沉淀下来大量的PPT文件。万科还做过沃土计划，将历年PPT编辑汇总。

知识管理核心是归纳总结，需要不断修正重要的技术参数、技术指标，以便后来者能轻松掌握过往经验，ppt案例仅能作为深入理解和场景理解使用。

知识管理不只是文章的“流水性堆砌”，要发挥价值，最重要的还是归纳总结。

关于知识管理的应用，万科曾经有一位工程师，从不同部门角度罗列了1000多项审图要点，组织设计、工程、成本、客服、物业等多部门联合审图，分配到每个端口约200多项。

有幸参加过一次这个联合审图，整理效果很好，图纸的很多问题都规避掉了。做法类似于“问卷”，逐条去复核，难点在后续整理汇总，工作量比较大！

过程中尝试过几个软件，各有利弊！

1. 自动生成目录：多可文档、企明岛、企业微信的腾讯乐享
2. 自由添加附件：多可文档
3. 自由粘贴图片：都不是很友好，与word都很类似
4. 与问卷形式结合，并能统计数据的，暂时没有（后面提到的数据管理软件能解决这个问题）
5. 比较另类的是mindmanager，适合整体构思或文章构思，但查看或阅读不太友好！

数据管理

起初是觉得公司的ERP不灵活，没有操作的欲望，更多是应对工作需要。多需求满足不了，而且还需要从上面导出数据做月报，实在是不便捷！

后来涉猎了很多软件：

轻应用：雅奇（小土豆、小蘑菇…）、狐表、魔方网表、简道云、氚云、宜搭、艾科思

重应用：思迈特、帆软、活字格、勤哲、云表、workfine

轻应用适合解决一些简单信息收集、简单的数据统计，重应用适合解决企业级需求！

以下按自己的理解简单介绍一下，个人能力有限，可能理解上存在偏差，有兴趣的话可以深入尝试一下！

雅奇：最早接触的就是雅奇，现在回头看，很另类，没学会，估计只能处理进销存这类简单的数据管理！

狐表：教学视频看了几个星期，越学难度越大，后面全是代码和公式，个人对代码有天然免疫，完全听不懂！

魔方网表：断断续续学了三年，能做些简单的合同台账，现在回头看，不适用于成本测算这种复杂需求，原因是每条数据都是弹窗形式填写，科目数据如果是逐条弹窗形式填写的话，从形式上肯定不能接受！

当时一直在怀疑自己的智商，很受打击，现在看来，只是自己想做一个成本测算表的初衷太执着，总想实现自己想要的效果，和软件本身思路上有冲突，所以一直没学会！

另外，审批流程那块，实在是个短板，复杂流程处理不了！

简道云：很不错的软件，很短的时间就学会了，终于找回点信心，回头总结的话，简道云适合简单的需求，复杂式表单没办法解决！表格固化，不能修改！

氚云：依托在钉钉上，功能和简道云类似，似乎可以二次开发，又涉及到代码问题，当时看了一段时间，放弃了，常用功能上感觉没有简道云做得好！

宜搭：去年刚推出来的时候，注册了几次，没成功，看了看帮助文档，感觉很像简道云

艾科思：艾科思善于处理手机端，excel或数据库导入数据后，手机端的图表分析效果还不错，但功能比较简单，不适合处理复杂数据！

思迈特：好像要安装一个excel，安装包好像是1G，简单尝试了几下，没深入学习！

帆软：BI分析这块效果做得很不错，但数据管理这块，需要懂编程，安装超级复杂，来来回回学了几个月，才安装上。

当时主要想解决复杂表单（成本测算），实在是没出路了，找不到其他适合的软件，真的想去学编程了，后来发现自己编程的智商=0，几进几出后，还是放弃了！

活字格：安装超级复杂，当时技术人员帮我远程安装的（很感谢），后来学了一段时间，没学会，现在回头看，主要是自己缺乏软件开发的整体思路！

云表：不错的软件，界面效果有点落后，有些技术性短板，这里不多说了！操作难度不低，用了春节假期学了一下，算是入门了，但复杂表的设计没学会！

勤哲：简单了解过，感觉和云表差不多！

workfine：各种曲折后，终于百度到这款产品，用了一个周末了解了基本功能，两个星期终于第一次做出了成本测算表！当时欣喜若狂，回头再看，实际最大的难点在设计思路问题，平时习惯了excle 的思路，软件设计有一套自己特有的思路，不难转变，只要有高手点拨，一两句话就能把思路转变过来。

说到这里，真是一声感慨啊！这最后一层窗户纸，我用了五六年的时间才戳破！

前面提到的文件管理、知识管理、会议纪要会签、个人待办、数据管理等，workfine都能解决（除了文本编辑的分级功能外）。

真正通畅后，摆在面前的只是发现业务需求，然后铲平它！

不怕难事，只怕找不到事！

每当听到或看到需求的时候，真有饥饿的人看见面包的感觉！

说到这里提一下产品与客户的信息不对称问题，产品在找客户、拓市场，客户在找软件解决需求，这里有个鸿沟，一时半会儿没有好办法填补。

有点像找人结婚，找对了就是一见钟情，找不对就是一辈子也见不到！

黑暗中摸索最煎熬，不断百度上搜索、不断尝试学习。不知道这个产品是否适合、是否能解决自己的问题。各类软件学习的过程中，信心不断受挫，不知道自己执着的事情是不是正确！

庆幸遇到workfine，不再频繁百度、不再浅尝辄止。

在项目平面图上，展示关键信息

在项目平面图上，展示关键信息，例如：工程进度、销售情况、利润情况等，直观可视掌握信息！

使用workfine能设计出来，现在已经构思完设计思路，还没有去操作！

进度产值问题，打通工程语言与成本语言

这个话题是由进度款问题而来，工程习惯按楼层说进度、成本需要把楼层在转化为预算数据，最终形成进度产值。

几年前的述职会上，提到打通工程语言与成本语言问题，即：工程只需要把楼栋进度填写出来，进度产值自动计算。

这个问题一拖就是几年，当时苦于没有软件协助，利用excel又一下很难构思出来，迟迟没有落地！

利用workfine应该能解决这个问题，只是需要做业务归类总结和逻辑关系构思！后续有时间再解决这个问题！

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来源：Workfine